Mercurio · xestión comercial

Mercurio é a xestión comercial das túas empresas na nube: clientes e provedores, orzamentos, pedidos, albarás e facturas, o stock cos seus lotes e almacéns, a loxística, os servizos con cotas, a tesouraría, a contabilidade e os impostos. Todo está pensado para un grupo de empresas: os clientes, os provedores e os artigos son comúns, e cada empresa ten o seu (os seus almacéns, as súas series, os seus documentos, a súa contabilidade).

Cada persoa ve o que lle deixan os seus perfís (un comercial non ve a contabilidade; o almacén non ve as marxes) e cada función (os lotes, o CRM, a contabilidade…) acéndese ou apágase na configuración da conta: se algo deste manual non aparece na túa pantalla, é por unha desas dúas cousas.

#Entrar

123456

1. 1
   O teu usuario ou o teu correo electrónico: valen os dous.
2. 2
   O teu contrasinal; o ollo do lado amósao mentres o escribes.
3. 3
   Entra con eses datos.
4. 4
   Para probar Mercurio coas túas propias empresas: unha conta de proba de 30 días.
5. 5
   Na demo, entra cun clic como calquera das persoas do grupo: cada unha ve o do seu posto.
6. 6
   O idioma e o tema (claro ou escuro), tamén antes de entrar.

#A pantalla

12345678

1. 1
   A barra lateral: as seccións, agrupadas (vendas, compras, almacén…). Só saen as que o teu perfil pode ver e as funcións acesas; un número ao lado avisa do pendente.
2. 2
   A empresa coa que traballas: todo o que ves (documentos, stock, cifras) é dela.
3. 3
   O buscador: clientes, provedores, artigos, documentos, lotes e números de serie, desde calquera pantalla.
4. 4
   A campá: os teus avisos (o que che asignan, o que caduca, o que fallou), cos que non liches.
5. 5
   A axuda desta pantalla (tamén con F1).
6. 6
   O idioma e o tema claro ou escuro.
7. 7
   O teu menú: a túa conta, Claude, o teu contrasinal e saír.
8. 8
   A axuda e o manual, tamén desde a barra lateral.

A pantalla é sempre igual: á esquerda, a barra lateral coas seccións; arriba, a barra superior co nome da sección, a empresa, o buscador e as túas ferramentas; e no medio, o contido. As fichas (un cliente, un documento, un artigo) ábrense nun panel á dereita, sen perder a lista de debaixo: péchanse coa ✕ ou con Esc e ensánchanse arrastrando o seu bordo esquerdo.

#A empresa coa que traballas

12

1. 1
   A empresa escollida, coa marca. Cada unha amosa o seu NIF e como se rexistran as súas facturas en Facenda (SII, TicketBAI ou VeriFactu).
2. 2
   Preme outra para cambiar: a pantalla recárgase cos seus datos.

Os clientes, os provedores e os artigos son os mesmos para todas as empresas do grupo (coas súas condicións, os seus prezos e as súas contas en cada unha). O demais é de cada empresa: os almacéns e o seu stock, as series e os documentos, a tesouraría, a contabilidade e os impostos. Só ves as empresas que che deron: un comercial pode traballar con dúas e non ver a terceira. A empresa escollida lémbrase no teu navegador.

#A axuda e o manual

1234

1. 1
   Onde estás: que é esta pantalla e, se tes unha ficha aberta, que é esa ficha.
2. 2
   O capítulo desta pantalla neste manual, no teu idioma.
3. 3
   As guías animadas: unha tarefa paso a paso sobre capturas reais, co foco movéndose pola pantalla.
4. 4
   F1 abre esta axuda en calquera pantalla, tamén cunha ficha ou un diálogo abertos.

123

1. 1
   O capítulo da sección na que estás.
2. 2
   O manual enteiro, co seu índice e o seu buscador.
3. 3
   A axuda desta pantalla, coas súas guías.

1234

1. 1
   Quen es, con que conta e con que perfil.
2. 2
   Para preguntarlle a Claude polos teus datos, cos teus mesmos permisos.
3. 3
   O teu contrasinal.
4. 4
   Saír (nun ordenador compartido, sempre).

O manual ábrese noutra lapela do navegador, no idioma que teñas escollido. Ten un buscador (tecla /), un índice que segue a lectura e cada captura amplíase cun clic; pasando o rato por un número resáltase o que sinala.

#Idioma e tema

1

1. 1
   Castelán, catalán, galego, éuscaro e inglés. Cambia ao momento, sen saír.

1

1. 1
   O botón do tema: de escuro a claro e ao revés.

O idioma é o da pantalla: os documentos que lle mandas a un cliente (orzamentos, facturas, correos) saen no idioma da súa ficha, non no teu. O idioma e o tema lémbranse no teu navegador.

#No móbil

123456

1. 1
   As seccións (a barra lateral, pregada).
2. 2
   A empresa.
3. 3
   O buscador.
4. 4
   Os avisos.
5. 5
   A axuda.
6. 6
   O teu menú, co idioma e o tema.

Mercurio funciona igual no ordenador, nunha tableta e no móbil: en pantallas pequenas as listas pasan a tarxetas e as fichas ocupan toda a pantalla. O almacén ten ademais a súa propia app para a PDA, que funciona sen conexión.

O Panel é o primeiro que ves ao entrar. Non é igual para todos: amosa o que o teu perfil pode ver da empresa escollida arriba. A dirección ve as vendas, a marxe, os cobros e os pagamentos; un comercial, as vendas, a marxe e o que hai por servir; o almacén, o que hai que preparar e o que queda curto. Se cambias de empresa, o Panel cambia con ela.

#O que ves

12345678

1. 1
   O saúdo, a conta, a empresa e o día de hoxe (o da empresa, que é o que manda nas datas).
2. 2
   Como vai hoxe: os indicadores da empresa, un por tarxeta.
3. 3
   Cada tarxeta, coa súa cifra, a comparación e a liña dos últimos doce meses. Premendo nela, ves o seu detalle.
4. 4
   A ⓘ: que amosa a cifra, como se calcula e como lela.
5. 5
   En vermello, o que pide atención (aquí, cobros vencidos).
6. 6
   Os informes completos, para ir máis alá do Panel.
7. 7
   Volve calcular as cifras (di hai canto se calcularon).
8. 8
   As vendas mes a mes fronte ao ano anterior.

Os indicadores da dirección, de esquerda a dereita e de arriba abaixo:

#A ⓘ de cada cifra

1

1. 1
   A ⓘ, en tres partes: que amosa a cifra, como se calcula exactamente e como lela (que mirar e que facer con ela).

Todas as cifras de Mercurio teñen a súa ⓘ con estas tres partes, tamén as das listas e as fichas. Péchase premendo fóra ou con Esc.

#Máis abaixo

1234

1. 1
   As vendas de cada mes (os doce últimos e o que está en curso, ata hoxe) xunto ás do mesmo mes do ano anterior; no móbil, o gráfico desprázase de lado e empeza polos últimos meses. Pasa o rato por unha barra para ver as dúas cifras e prémea para ver as vendas dese mes por cliente.
2. 2
   Os clientes que máis compraron este ano, co que soben ou baixan fronte ao anterior.
3. 3
   Os artigos máis vendidos do ano.
4. 4
   Os clientes que compran bastante menos ca o ano pasado: unha chamada a tempo.

Cada lista ten o seu Ver informe, que abre o informe completo cos seus filtros; premendo nun cliente ou nun artigo ábrese a súa ficha. Ao final, A túa conta di con que conta, empresa e acceso traballas, e As túas seccións leva dun clic a cada sección que podes abrir.

#Segundo o teu posto

1

1. 1
   Un comercial ve as vendas, a marxe e o que hai por servir, pero non os cobros nin os pagamentos.

1

1. 1
   O almacén ve o que hai que servir e preparar e o stock, pero non as vendas nin a marxe.

Unha tarefa é algo que alguén ten que facer: chamar a un cliente, preparar un orzamento, revisar un pedido. Ten un responsable (unha persoa ou un equipo), un prazo, unha prioridade e, case sempre, un rexistro ao que se refire: un cliente, un documento, un contrato, un parte, un lote… As tarefas non as creas só ti: tamén as crean as automatizacións, o CRM (a seguinte acción de cada oportunidade), os modelos e as que se repiten.

Arriba, as lapelas: As miñas tarefas (o teu día), Lista, Taboleiro e Calendario (as mesmas tarefas, vistas doutra maneira), Modelos e Horas.

#As miñas tarefas

12345

1. 1
   A alta rápida: escribe a tarefa como falas e preme Intro.
2. 2
   O formulario completo, para o que non cabe nunha frase.
3. 3
   As túas vencidas, as de hoxe, as dos próximos 7 días e as sen prazo (preme unha para quedar con esas), o feito na semana e o tempo anotado.
4. 4
   As túas tarefas pendentes por prazo: vencidas, hoxe, mañá, os próximos días, máis adiante e sen data.
5. 5
   O círculo dáa por feita. Cada fila di o seu tipo, o seu número, o rexistro ao que vai e o seu prazo; preme a fila para abrir a súa ficha.

En As miñas tarefas están as túas e, se pertences a un equipo (atención, administración…), tamén as do teu equipo que aínda non colleu ninguén: Coller faina túa. O que fas hoxe queda abaixo, en «Feitas hoxe».

#A alta rápida: escribe como falas

1234567

1. 1
   A frase, tal como a escribirías nunha nota.
2. 2
   O tipo, polo verbo do principio: chamar, visitar, escribir, reunión.
3. 3
   O día e a hora: hoxe, mañá, o venres, «en 3 días», 15/11, «ás 10»…
4. 4
   A prioridade: «!» é alta; «!!» ou «urxente», urxente.
5. 5
   As #etiquetas.
6. 6
   O cliente (ou provedor) ao que se liga: o que vai tras «a», «con» ou «para».
7. 7
   Engadila (ou Intro).

Mentres escribes, Mercurio recoñece o que pode e amósao debaixo como pastillas; o resto queda como título da tarefa (aquí, «Chamar a Casa Fuertes sobre o pedido de Nadal»). Se unha pastilla non é o que querías («venres» era parte do título), preme o seu ✕ e volve ao título. Entende os cinco idiomas á vez, escribas no que escribas:

Con @nome asígnaslla a outra persoa (se tes o permiso de asignar tarefas).

#A ficha dunha tarefa

12345678

1. 1
   O seu número, o seu estado, a súa prioridade, o título e o rexistro ao que vai.
2. 2
   Dala por feita.
3. 3
   Cambiala; no menú, cambiar o seu estado, cancelala ou borrala.
4. 4
   O traballo (lista de comprobación e subtarefas), os comentarios, o tempo, os anexos e o historial.
5. 5
   Prazo, responsable, estado e o tempo dedicado fronte ao estimado.
6. 6
   Quen a leva, quen colabora e quen a creou.
7. 7
   O rexistro ao que se refire: preme para abrir a súa ficha.
8. 8
   Se se repite e cando cha lembran.

En Comentarios, «@nome» avisa a esa persoa e súmaa á tarefa. En Tempo, o cronómetro conta o que levas (comezar a traballar nunha pendente pona «en curso»; só hai un en marcha por persoa) e pódese anotar tempo a man. En Anexos gárdanse ligazóns a documentos de Google Drive, OneDrive ou SharePoint: o ficheiro queda onde está, cos seus permisos.

#Lista de comprobación e subtarefas

123

1. 1
   A lista de comprobación: os pasos que se van marcando, con quen e cando; arrastra para ordenalos.
2. 2
   As subtarefas: partes co seu propio responsable e prazo, que herdan o rexistro da tarefa nai.
3. 3
   Engadir unha subtarefa coa mesma alta rápida.

Ao dar por feita unha tarefa con subtarefas abertas, Mercurio pregunta se as pecha tamén; se a tarefa nai se cancela, as súas tamén.

#Tarefas que se repiten

12

1. 1
   Unha tarefa que se repite dio arriba.
2. 2
   Cada canto, que vez é esta, as próximas datas e a lembranza.

Unha tarefa pode repetirse cada tantos días, semanas, meses ou anos (ou o último día do mes, ou só en días laborables), e rematar nunha data, tras unhas veces ou nunca. Hai dúas maneiras:

• Por calendario: a seguinte créase na súa data aínda que esta siga aberta (a reunión de cada luns).
• Ao completala: a seguinte conta desde o día en que rematas esta (revisar a cámara 15 días despois da última vez).

No calendario, as veces que aínda non existen vense con bordo de trazos.

#Reunións de Meet ou Teams

Se a conta está conectada con Google Workspace ou Microsoft 365 e conectaches a túa conta persoal (menú de usuario), as túas tarefas e visitas van ao teu calendario de Google ou de Outlook. Unha tarefa de tipo reunión que se leva ao calendario volve coa súa ligazón de Google Meet ou de Microsoft Teams, e a súa ficha amosa o recadro «Reunión en Google Meet» (ou en Teams) co botón Unirse á reunión.

#Lista, taboleiro e calendario

12345

1. 1
   Os indicadores da vista: pendentes, vencidas, para hoxe, próximos 7 días, sen prazo, urxentes, en espera, sen responsable, feitas e tempo. Moitos filtran ao premelos.
2. 2
   De quen: as miñas tarefas, as dos meus equipos, as que encarguei, nas que colaboro ou, con permiso, as de todo o equipo.
3. 3
   Filtrar por estado, prioridade, tipo e etiqueta, e gardar a combinación como vista.
4. 4
   Crear unha tarefa co formulario completo.
5. 5
   A lista, por prazo: número, título e rexistro, tipo, prioridade, estado, responsable e prazo.

123

1. 1
   Unha columna por estado: pendente, en curso, en espera e feita (as dos últimos 14 días).
2. 2
   Crear unha tarefa directamente nesa columna.
3. 3
   Arrastra unha tarxeta a outra columna para cambiar o seu estado (ou usa o seu menú).

1234

1. 1
   Ir a outra semana ou volver a hoxe.
2. 2
   Ver a semana ou o mes.
3. 3
   Ver tamén as feitas (riscadas).
4. 4
   O + de cada día crea unha tarefa para ese día. Arrastra unha tarefa a outro día para movela (conserva a súa hora).

#Modelos

12

1. 1
   Un modelo: un conxunto de tarefas que sempre se fan igual, con cantas son e para que tipo de rexistro.
2. 2
   Aplicar crea todas as súas tarefas, ligadas ao rexistro que escollas, cos seus prazos contados desde unha data.

Cada tarefa dun modelo ten o seu prazo relativo («2 días antes», «o mesmo día», «5 días despois», en días laborables se se quere) e o seu responsable por rol: quen aplica o modelo, o responsable que escolles ao aplicalo, o comercial do cliente, unha persoa ou un equipo. Os modelos tamén se aplican desde a lapela Tarefas das fichas e desde unha automatización.

#Horas

1234

1. 1
   O período: esta semana, a pasada, este mes ou o pasado.
2. 2
   O tempo anotado, en cantas tarefas, cantas persoas e cantos rexistros.
3. 3
   Exportalo para un parte de horas ou para facturar o traballo a un cliente.
4. 4
   Cada rexistro de tempo: a tarefa, quen, cando e canto.

#A lapela Tarefas das fichas

12

1. 1
   A lapela Tarefas da ficha dun cliente (tamén en provedores, documentos, contratos, partes, oportunidades…).
2. 2
   A alta rápida: a tarefa queda ligada a este rexistro.

A lapela amosa as tarefas ligadas ao rexistro e, nun cliente ou un provedor, tamén as dos seus documentos, contratos e partes (as privadas, só se participas), as pendentes primeiro. Desde aí aplícase tamén un modelo pensado para ese tipo de rexistro.

O CRM é a mesa de traballo do comercial. Recolle todo o que pasa antes dun pedido —quen preguntou, que oportunidades hai abertas, a quen hai que visitar— e o que convén saber de cada cliente para non perdelo. Non é un programa aparte: traballa sobre os mesmos clientes, orzamentos e facturas que o resto de Mercurio, así que o que se factura conta só nos obxectivos e nas comisións.

Arriba, as lapelas: Hoxe, Oportunidades, Solicitudes, Visitas, Rutas, Carteira, Obxectivos e Comisións (quen configura o CRM ve ademais Configuración). Un comercial ve o seu; quen leva o equipo pode escoller de quen o quere ver.

#Hoxe: o teu día

1234567

1. 1
   O teu día, coa data da empresa. A ⓘ explica de onde sae cada cousa.
2. 2
   O urxente en cifras: solicitudes por atender (e as que xa pasaron o seu prazo), oportunidades sen seguinte acción, accións vencidas, visitas de hoxe e como vas co obxectivo do mes. Preme unha para ir a ela.
3. 3
   As seguintes accións das túas oportunidades que vencen hoxe ou xa venceron, a máis antiga primeiro.
4. 4
   A túa ruta de visitas de hoxe: cantas paradas levas e a seguinte, con Rexistrar visita ao chegar.
5. 5
   As solicitudes co prazo de resposta máis próximo; en vermello, as que xa o pasaron.
6. 6
   Anotar unha visita, unha chamada ou unha reunión que acabas de ter.
7. 7
   Debaixo, as túas prioridades: a quen defender, con quen crecer e a quen coidar.

Hoxe é o primeiro que convén mirar pola mañá. Todo sae dunha soa consulta á base de datos coas túas solicitudes, as túas oportunidades, as túas rutas e o resumo de vendas dos teus clientes, así que se abre ao momento tamén no móbil.

#As túas prioridades: defender, crecer e coidar

1234

1. 1
   Defender: os clientes que deixan de pedir cando adoitaban, que compran bastante menos que hai un ano ou que se perderon hai pouco, cos euros que están en xogo.
2. 2
   Crecer: a familia que compran os clientes coma eles e eles non, ou o que lles falta para o seu potencial anual.
3. 3
   Coidar: os teus mellores clientes por compra dos últimos 12 meses; sinalados, os que levan tempo sen visita.
4. 4
   Cada cliente cunha frase que explica por que está aí, o seu teléfono, Ver a súa análise e Planificar a visita.

#Oportunidades e o seu taboleiro

Unha oportunidade é unha venda posible cun cliente: que quere, canto pode supoñer e cando o decidirá. Pasa polas etapas do funil (nova, cualificada, proposta enviada, negociación…) ata que se gaña, se perde ou se apraza. Cada etapa ten a súa probabilidade, e o ponderado é o importe por esa probabilidade: o que, sendo realistas, se espera gañar.

123456

1. 1
   Cantas hai abertas, o que suman, o ponderado e as que piden atención (sen seguinte acción ou con ela vencida: prémeas para filtrar).
2. 2
   Velas como taboleiro (unha columna por etapa) ou como lista (co gañado e perdido en 12 meses, a taxa de éxito e o ciclo medio).
3. 3
   Buscar por título ou cliente e filtrar por familia.
4. 4
   Abrir unha oportunidade nova.
5. 5
   Cada columna di cantas ten, o seu importe e o seu ponderado.
6. 6
   Cada tarxeta: título, cliente, importe e probabilidade, data de decisión e a súa seguinte acción. En ámbar, sen seguinte acción; en vermello, vencida; o reloxo, que leva demasiado na etapa.

Para cambiar unha oportunidade de etapa, arrástraa a outra columna (no móbil, mantena premida) ou usa o seu menú Mover a…. Mentres a arrastras, a columna de destino ilumínase.

1

1. 1
   A tarxeta, arrastrada sobre a columna de destino: ao soltala cambia de etapa.

1234567

1. 1
   O seu código, a súa etapa, o seu título, o cliente e o comercial.
2. 2
   Cambiar os seus datos: importe, marxe, familia, competidores, data de decisión…
3. 3
   Movela de etapa; no menú, gañala, perdela ou aprazala, e crear ou ligar un orzamento.
4. 4
   Os seus orzamentos, a actividade (partes e contactos), as súas tarefas e o historial de cambios de etapa.
5. 5
   Importe, probabilidade (a da súa etapa ou a que lle poñas), ponderado e a data en que se decide.
6. 6
   O próximo que se fará con ela; Cambiar para deixar outra.
7. 7
   Os seus datos: cliente, comercial, familia, marxe, competidores e canto leva na etapa.

#Solicitudes e a súa cualificación

Unha solicitude (o que noutros sitios chaman lead) é alguén que pregunta: polo formulario da web, o portal de clientes, o correo, o teléfono, unha feira, unha recomendación ou Claude. Mercurio mira se xa é cliente (polo seu NIF, o seu email ou os nove últimos díxitos do teléfono), avisa se é unha petición repetida e repártea soa: ao comercial do cliente ou, se é novo, polas regras de reparto (zona, canle, código postal, familia) ao comercial con menos carga.

12345

1. 1
   As abertas, as novas (sen tocar), as que non teñen comercial e as que xa pasaron o seu prazo de primeira resposta. Preme unha para filtrar.
2. 2
   Como se atenden: horas ata a primeira resposta, cantas a tempo, cantas se converten e a puntuación media.
3. 3
   Buscar e filtrar por estado e por canle.
4. 4
   Anotar unha que chega por teléfono ou nunha feira.
5. 5
   Cada solicitude: cando chegou, quen pide, por que canle, que lle interesa, a súa puntuación, o seu estado e o seu comercial.

12345678

1. 1
   O seu código, a canle pola que chegou e o seu estado.
2. 2
   Converter en cliente (o que xa existe ou un novo cos seus datos) e, se queres, en oportunidade.
3. 3
   Quedar con ela, marcala en curso, cualificala, anotar un contacto ou descartala (co motivo).
4. 4
   As preguntas de cualificación e os puntos de cada resposta.
5. 5
   A súa puntuación de 0 a 100, cando chegou, o seu comercial e o importe estimado.
6. 6
   Quen é: nome, empresa, cargo, teléfono, email e enderezo.
7. 7
   Que lle interesa, nas súas palabras, a familia, a orixe (a campaña, a feira…) e o seu idioma.
8. 8
   O prazo de primeira resposta: desde que se asigna, as horas que diga a configuración do CRM.

#Visitas e o parte de visita

Cada visita, chamada, reunión, videochamada ou correo cun cliente anótase nun parte: como foi, de que se falou e que toca facer despois. Os partes alimentan a análise do cliente e as rutas (o último contacto), e rexístranse mellor desde o móbil, ao saír do cliente.

1234

1. 1
   Os contactos do período, cantos en persoa, cantos acabaron en pedido ou con interese, e que parte das visitas se rexistrou no propio cliente.
2. 2
   O período e os filtros por resultado e tipo de contacto.
3. 3
   Rexistrar un parte.
4. 4
   Os partes, os últimos primeiro: cliente, tipo, resultado, notas e se a localización estaba no cliente.

1234567

1. 1
   O cliente (desde a súa ficha, unha ruta ou unha oportunidade xa vén posto).
2. 2
   Como foi (o tipo): visita, chamada, reunión, videochamada ou correo.
3. 3
   Como foi (o resultado, obrigatorio): fixo un pedido, interesado, hai que seguir, sen interese, non estaba ou incidencia.
4. 4
   Que che dixo, que lle ensinaches, que quedou pendente.
5. 5
   A localización ao rexistrar (se o navegador a dá): di se estabas no cliente.
6. 6
   A seguinte acción: unha chamada, outra visita, enviar algo. Obrigatoria se hai unha oportunidade aberta.
7. 7
   Garda o parte.

#Rutas

Unha ruta é o plan de visitas dun día: os clientes, na orde en que os vas percorrer. Mercurio propón a quen ver segundo a túa carteira e abre a ruta en Google Maps.

1234

1. 1
   As rutas da semana, as súas paradas e que parte está feita.
2. 2
   Cambiar de semana.
3. 3
   Planificar unha ruta nova (ou co + de cada día).
4. 4
   Cada ruta no seu día, coas súas paradas feitas: preme para abrila.

123

1. 1
   Engadir outro cliente á ruta.
2. 2
   Google Maps abre a ruta coas paradas pendentes, na súa orde.
3. 3
   En cada parada: rexistrar a visita, como chegar e chamar.

1234

1. 1
   O día, a zona (ou todas as túas), o concello se queres e cantas visitas.
2. 2
   A proposta refaise co que cambies arriba.
3. 3
   Os clientes propostos, cada un co seu motivo; quita os que non queiras e ordénaos arrastrando.
4. 4
   Garda a ruta no seu día.

#Carteira

1234

1. 1
   Os clientes da túa carteira, o que compran en 12 meses fronte aos 12 anteriores, o que deixaron de comprar os que están en risco e os novos e recuperados.
2. 2
   Cantos hai en cada estado comercial; preme un para velos.
3. 3
   Buscar, filtrar por zona e gardar vistas.
4. 4
   Cada cliente co seu estado, o que compra en 12 meses e a súa variación, a súa última compra, a súa última visita e as súas oportunidades abertas. Preme un para ver a súa análise comercial.

O estado comercial de cada cliente póñeno unhas regras sobre as súas compras dos 12 últimos meses e os 12 anteriores, en cada empresa:

O estado repásase cada semana e tras cada factura, e avisa só cando cambia. Pódese fixar a man cunha nota (o repaso automático respéctao ata que o devolvas ás regras) desde a análise do cliente.

#A análise comercial dun cliente

A análise comercial reúne nunha pantalla todo o que convén saber dun cliente antes de chamalo ou visitalo. Ábrese desde a carteira, desde as prioridades (Ver a súa análise) e na lapela CRM da ficha de cada cliente.

12345

1. 1
   A lapela CRM da ficha do cliente.
2. 2
   A súa situación: o seu estado comercial e por que, desde cando, o seu comercial, a súa zona, o seu segmento e o seu potencial anual.
3. 3
   Rexistrar unha visita ou planificala na túa ruta dun día.
4. 4
   As súas cifras: compra de 12 meses e a súa variación, marxe, cantas compras e o seu tícket medio, cada canto pide, o seu posto entre os clientes, a cantos días paga e o que xa está en marcha.
5. 5
   O que hai que saber: avisos co seu porqué, do máis grave (vermello) ao que só informa.

Máis abaixo seguen a tendencia de 24 meses co que xa está en marcha (pedidos, orzamentos, oportunidades e cotas), este ano fronte ao anterior mes a mes, a mestura por familia (en ámbar, as que deixou de comprar), a súa estacionalidade e meses fortes, como paga (días reais ata o cobro, atraso, impagados e crédito usado), o seu prezo fronte á media do seu segmento, as súas visitas, as súas oportunidades e o historial do seu estado comercial.

#Obxectivos

123

1. 1
   O período: este mes, o anterior, o trimestre ou o ano.
2. 2
   O obxectivo de toda a empresa e, ao lado, o de cada comercial: o facturado fronte ao obxectivo, coa marca do tempo transcorrido.
3. 3
   Os demais obxectivos: marxe, pedidos e clientes novos.

#Comisións

123

1. 1
   O facturado con comercial no período, a súa comisión, o que falta por liquidar e o xa liquidado.
2. 2
   O detalle de cada comercial: comisión, devengada (a que xa se gañou), liquidada e pendente.
3. 3
   Cada factura coa súa comisión, o cobrado e o pendente: preme unha para abrila.

Un cliente é unha ficha para todo o grupo: a razón social, o NIF, os enderezos e os contactos son os mesmos para todas as empresas. O que cambia dunha empresa a outra son as súas condicións (tarifa, descontos, forma de pagamento, risco, comercial) e as súas cifras: se Alacena Distribución e La Alacena Gourmet lle venden as dúas, cada unha ten as súas.

#A lista

12345678

1. 1
   Os indicadores: cantos clientes hai, cantos traballan coa empresa escollida, os novos do ano, os bloqueados, o pendente de cobro e o vencido. Cada un coa súa ⓘ.
2. 2
   O buscador: por nome, nome comercial, código, NIF, correo electrónico ou poboación.
3. 3
   Activos, inactivos ou todos (por defecto, os activos).
4. 4
   Os filtros: bloqueados, só os da empresa escollida, por comercial, zona, provincia, etiqueta ou un campo propio. Vistas garda unha combinación de filtros para volver a ela.
5. 5
   Que columnas se ven, exportar o filtrado a unha folla de cálculo e volver cargar.
6. 6
   Os comerciais da conta: a súa zona, a súa comisión e a quen se asigna cada cliente.
7. 7
   Dar de alta un cliente.
8. 8
   A lista: código, nome (e o nome comercial debaixo), NIF, poboación, comercial, teléfono, etiquetas, estado e o tipo de establecemento. Preme unha fila para abrir a súa ficha.

A lista trae os clientes de 50 en 50 (enriba di cantos hai: «Amosando 50 de …») e, ao final, Cargar máis trae os 50 seguintes. Non fai falta tela enteira para buscar ou filtrar, porque a busca faina a base de datos con todos. Os filtros combínanse entre si.

#A ficha dun cliente

1234567

1. 1
   O seu código, o seu nome, o seu nome comercial, o seu NIF e a súa poboación.
2. 2
   A ficha ábrese en lectura: para cambiar os seus datos, Editar.
3. 3
   Máis accións: bloquealo ou desbloquealo, desactivalo ou reactivalo e facelo tamén provedor.
4. 4
   As lapelas: resumo, condicións, enderezos, contactos, bancos e mandatos e, segundo as funcións da conta, portal, correos, CRM e tarefas; a última, o historial (despraza a barra para ver as que non caben).
5. 5
   As súas cifras na empresa escollida: vendas do ano, pendente de cobro, vencido e o risco usado fronte ao seu límite.
6. 6
   Os seus datos fiscais e de contacto, comúns a todo o grupo.
7. 7
   Os seus últimos pedidos, albarás e facturas: preme un para abrilo.

A ficha ábrese no panel da dereita e a lista segue debaixo: podes ir dun cliente a outro sen perder os filtros. Ensánchase arrastrando o seu bordo esquerdo (e lembra o ancho que lle deixes).

#As condicións en cada empresa

12345

1. 1
   As condicións son da empresa escollida arriba: cada empresa do grupo ten as súas.
2. 2
   A súa tarifa, os seus descontos, se leva recargo de equivalencia e o tipo de operación (nacional, intracomunitaria, exportación…).
3. 3
   Como paga: forma de pagamento, conta de cargo, días fixos de pagamento e o mes sen pagamentos.
4. 4
   Quen o leva, a súa zona e a súa ruta de reparto.
5. 5
   O seu límite de risco e o que leva usado, co que lle queda dispoñible.

Máis abaixo están a entrega (portes e cada canto se lle facturan os albarás) e os documentos e a factura electrónica (en que idioma saen, se se lle mandan por correo e en que formato). Todo o que pos aquí úsano os documentos sós: ao facerlle un pedido xa saen a súa tarifa, os seus descontos e a súa forma de pagamento.

#Enderezos, contactos e bancos

12

1. 1
   Engadir outro enderezo: de envío, de facturación ou de recollida, co seu horario e o seu contacto.
2. 2
   Cada enderezo di para que serve e cal sae por defecto nos pedidos, co seu teléfono, o seu horario e, se o cliente pide por EDI, o seu GLN (o código dese punto de entrega); o lapis cámbiao.

En Contactos están as persoas do cliente co seu cargo, o seu teléfono e o seu correo electrónico. En Bancos e mandatos, as súas contas e os seus mandatos SEPA para cobrarlle por domiciliación. Portal di quen do cliente entra no seu portal B2B e con que papel; Correos, os correos cruzados con el, se a conta ten conectado Google Workspace ou Microsoft 365; CRM, a súa análise comercial, as súas oportunidades e as súas visitas; e Tarefas, as súas e as dos seus documentos. O Historial amosa cada cambio da ficha, quen o fixo e cando, tamén os dos seus enderezos, contactos e condicións.

#Dar de alta un cliente

1234567

1. 1
   Empresa, autónomo ou particular.
2. 2
   O nome das facturas (obrigatorio).
3. 3
   O rótulo co que se lle coñece, se é outro.
4. 4
   O seu NIF: compróbase a letra ou o díxito de control, e que non o teña xa outro cliente.
5. 5
   Para venderlle a outro país da UE: o NIF-IVE, que se comproba no VIES.
6. 6
   A serie de clientes e o código que terá ao gardar.
7. 7
   Garda o cliente e abre a súa ficha.

Un orzamento é unha oferta: que lle vendes a un cliente, a que prezo e ata cando vale. Non move o stock nin crea nada que cobrar: é o primeiro elo da venda. Se o cliente o acepta, pasa a pedido (ou directamente a factura) cun clic e sen volver escribir nada; se non, queda rexeitado co seu motivo ou caducado cando pasa a súa data.

#A lista

123456

1. 1
   Os indicadores de toda a empresa: o aberto (enviado e sen resposta), o aceptado no ano, a taxa de aceptación, os caducados sen resposta, os que caducan en 7 días e os borradores. Os que teñen marco filtran a lista ao premelos.
2. 2
   O buscador: por número, por cliente ou pola referencia do cliente.
3. 3
   Os filtros: período, estado, cliente, só os abertos, só os caducados, comercial e orixe. Vistas garda unha combinación para volver a ela.
4. 4
   Que columnas se ven, exportar o filtrado a unha folla de cálculo e volver cargar.
5. 5
   Facer un orzamento.
6. 6
   A lista: número, data, cliente, validez (en vermello, se xa pasou), estado e total. Preme unha fila para abrir a súa ficha.

A lista trae os orzamentos de 50 en 50 e, ao final, Cargar máis trae os 50 seguintes; a busca e os filtros faos a base de datos con todos os orzamentos da empresa escollida. Os estados dun orzamento son: borrador (aínda sen número), enviado (emitido e á espera de resposta), aceptado, rexeitado (co seu motivo, que sae debaixo do número), caducado e anulado.

#A ficha dun orzamento

12345678

1. 1
   O tipo, o número e o estado; debaixo, o cliente, a data e o total.
2. 2
   As accións principais: marcalo aceptado ou pasalo a pedido (que tamén o acepta).
3. 3
   O PDF do orzamento e envialo por correo ao cliente, co PDF anexo.
4. 4
   Máis accións: rexeitado (co seu motivo), marcar caducado, anular, duplicar e as notas internas.
5. 5
   As lapelas: o documento, os seus correos, as súas tarefas e o historial de cambios.
6. 6
   As cifras: total, base impoñible, impostos e, se o teu perfil ve as marxes, a marxe sobre o custo.
7. 7
   Os seus datos: serie, data, válido ata, forma de pagamento, comercial, a referencia do cliente, almacén e idioma.
8. 8
   O cliente tal como estaba ao emitilo; Ver ficha abre a súa ficha.

Máis abaixo están as liñas (coa orixe de cada prezo: a tarifa ou a condición especial que se aplicou), os totais co desglose de impostos, as observacións e as notas internas. Un orzamento emitido xa non se cambia: se hai que tocalo, Duplicar fai unha copia en borrador para corrixila e enviala de novo.

#Facer un orzamento

1234567

1. 1
   O cliente: ao escollelo chegan a súa forma de pagamento, o seu enderezo de envío, o seu comercial, o seu idioma e a súa tarifa nesta empresa.
2. 2
   A data (debaixo, o número que terá ao emitilo) e ata cando vale: por defecto, un mes. Á esquerda, a serie, se hai máis dunha.
3. 3
   Forma de pagamento, enderezo de envío, comercial e a referencia do cliente (o seu número de pedido, que sae no documento).
4. 4
   Máis opcións: idioma do documento, tipo de operación, desconto por pronto pagamento, almacén e notas internas.
5. 5
   As liñas: a cantidade e o artigo polo seu código, o seu EAN ou o seu nome (Intro e a polo seguinte). Liña de texto engade unha liña libre.
6. 6
   Cada liña co seu prezo e o seu desconto, que pon o motor de prezos. A cantidade cámbiase aí mesmo; preme a liña para o demais.
7. 7
   Gardar borrador (sen número) ou Emitir orzamento: numérase e queda enviado.

#De onde sae cada prezo

1234

1. 1
   O prezo e ata tres descontos en cascada (un 10 % e un 5 % son un 14,5 %).
2. 2
   De onde sae o prezo: a tarifa do cliente (ou a de por defecto), a condición especial que gaña, o seu desconto comercial e as promocións vixentes.
3. 3
   O imposto da liña e, se o cliente está en recargo de equivalencia, o seu recargo.
4. 4
   Notas que saen baixo a descrición no documento.

O prezo de cada liña calcúlao o motor de prezos, o mesmo dos pedidos, as facturas, o portal de clientes e o simulador de Tarifas: mira a tarifa do cliente e o seu escalado por cantidade, a condición especial que gaña, o desconto comercial do cliente e as promocións vixentes. Se cambias o prezo a man, respéctase e márcase «prezo a man»; Usar o prezo do motor devólveo ao calculado.

#Aceptar, rexeitar e pasar a pedido

1234

1. 1
   Cada liña pasa co que se orzou: pon 0 no que o cliente non queira ou cambia a cantidade.
2. 2
   A data do pedido: hoxe, agás que a cambies.
3. 3
   Márcao para confirmar o pedido xa (numérase e reserva o stock); sen marcar, queda en borrador.
4. 4
   Crea o pedido e ábreo; o orzamento queda aceptado e ligado con el.

Aceptado só cambia o estado (o cliente dixo que si, pero aínda non pide). Pasar a pedido crea o pedido coas liñas do orzamento; quen pode facturar ve ademais Facturar, para pasalo directamente a factura (un traballo que se cobra dunha vez, por exemplo). Nos dous casos o orzamento queda aceptado só, e a cadea do documento de cada un enlaza co outro. Rexeitado… pide o motivo (prezo, prazo, a competencia…): sae na lista e serve para mellorar os seguintes.

Un pedido é o que o cliente pide en firme: que, canto e para cando. Ao confirmalo numérase e reserva o stock, e desde ese momento conta no que hai que servir. Sérvese cun ou varios albarás (todo dunha vez ou en varios envíos) e factúrase despois cos albarás; se a empresa non usa albarás, o pedido factúrase directamente.

Os pedidos chegan por moitos camiños: escríbeos a oficina (a man ou desde un orzamento), fainos o cliente no portal B2B, chegan por EDI dunha gran superficie ou dunha tenda en liña ou un marketplace. Todos acaban aquí, coa súa orixe á vista.

#A lista

123456

1. 1
   Os indicadores: o que queda por servir (en euros, sen impostos), os pedidos abertos, os atrasados, os retidos, os que hai que entregar hoxe e os borradores. Os que teñen marco filtran a lista.
2. 2
   O buscador: por número, por cliente ou pola súa referencia (o número de pedido do cliente).
3. 3
   Os filtros: período, estado, cliente, o que está por servir, os do portal por confirmar, os atrasados, comercial e orixe.
4. 4
   Do portal por confirmar: os que fixeron os teus clientes no portal B2B e agardan a que os confirmes.
5. 5
   Escribir un pedido a man.
6. 6
   A lista: número, data, cliente, data de entrega (en vermello, se xa pasou), estado, total e o que queda por servir de cada un. Preme unha fila para abrir a súa ficha.

Os estados dun pedido son: borrador (sen confirmar), pendente (confirmado e por servir), en preparación (o almacén está con el), parcial (servido en parte), servido, retido e cancelado. O número xunto a Pedidos na barra lateral conta os pendentes: confirmados e sen empezar a preparar.

#A ficha dun pedido

1234567

1. 1
   O número e o estado do pedido.
2. 2
   Servir: pasalo a albará, todo ou unha parte. Quen pode facturar ve tamén Facturar.
3. 3
   O PDF (a confirmación do pedido), envialo por correo e máis accións: en preparación, reter, cancelar, duplicar e notas internas.
4. 4
   Total, base, impostos, o que queda por servir e a marxe.
5. 5
   Os seus datos: a data de entrega, a forma de pagamento, o comercial, a súa referencia (o número de pedido do cliente) e o almacén do que sae.
6. 6
   O cliente e o enderezo de envío.
7. 7
   As liñas, coa orixe de cada prezo e unha barra co servido de cada unha.

Un pedido confirmado xa non se edita: o que se cambia é o que se serve. Se o cliente quere máis, faise outro pedido; se quere menos, sérvese menos e dáse por servido. Duplicar fai unha copia en borrador (para un cliente que repite cada semana, por exemplo).

#Servir un pedido

1234

1. 1
   Cada liña con todo o pendente. Para un envío parcial, cambia as cantidades: o demais queda pendente no pedido.
2. 2
   A data do albará: hoxe, agás que a cambies.
3. 3
   Márcao para emitir o albará xa (sae o stock); sen marcar, queda en borrador para revisalo.
4. 4
   Crea o albará e ábreo.

#O servido, liña a liña

12

1. 1
   A cadea do documento: os albarás que saíron deste pedido, co seu estado (emitido ou xa facturado). Preme un para abrilo enriba: na súa cadea está a súa factura.
2. 2
   Cada liña di canto se serviu do pedido, coa súa barra: chea, servida de todo.

Cando unha parte non vai saír (o cliente xa non a quere, o artigo deixouse de fabricar), Dar por servido pecha o pedido co que se entregou: deixa de contar en «Por servir» e libera a reserva do stock.

#Pedidos retidos

123

1. 1
   O estado: retido.
2. 2
   Por que está retido: o cliente supera o seu límite de risco, ten recibos devoltos ou impagados, ou alguén o retivo a man cun motivo.
3. 3
   Liberar: o pedido volve a pendente e pode servirse. Só o ve quen pode aprobar o risco.

Un pedido retense só ao confirmalo se o cliente pasa do seu límite de risco ou ten impagados, e pódese reter a man con Reter… (o cliente pide esperar, falta un pagamento…), sempre cun motivo. Mentres está retido non sae do almacén. Libérao quen ten o permiso «Aprobar risco»: normalmente, a dirección ou a administración.

#Pedidos do portal, de EDI e das tendas

123

1. 1
   A súa referencia: o número do pedido no marketplace ou na tenda en liña.
2. 2
   A orixe: por onde chegou o pedido (xestión, portal B2B, EDI, tenda en liña, marketplace…).
3. 3
   O bloque Factura electrónica / EDI: o pedido de orixe (do marketplace ou da tenda en liña, co seu número) e cada mensaxe que entrou ou saíu pola canle, co seu estado.

• Portal B2B: o cliente fai o pedido no seu portal e chega como borrador (agás que o portal estea configurado para confirmalos sós), co chip Do portal por confirmar na lista e un aviso na súa ficha. Revisa as liñas, o stock e a data de entrega e preme Confirmar pedido: numérase, reserva o stock e o cliente veo confirmado no seu portal.
• EDI: os pedidos das grandes superficies (mensaxes ORDERS) entran sós pola VAN, o intermediario das mensaxes EDI; pola mesma canle saen a confirmación (ORDRSP), o aviso de expedición (DESADV) e a factura (INVOIC).
• Tendas en liña e marketplaces: cada pedido da tenda chega co seu número, que queda como a súa referencia, e Mercurio mándalle á tenda o stock dispoñible.
• Outra empresa do grupo: o seu pedido de compra crea aquí, xa confirmado, o pedido de venda espello, coa orixe Intragrupo e a tarxeta Pedido espello, que liga co da outra empresa. Sérvese como calquera outro; cancelar un cancela tamén o outro mentres non saíse nada (vélo en Compras).

Na ficha, o bloque Factura electrónica / EDI di que entrou ou saíu por cada canle e o seu estado; se algo falla, o erro di que falta e Tentar de novo vólveo mandar. As canles configúranse en B2B.

Un albará é o documento dunha entrega: o que sae do almacén cara ao cliente. Ao emitilo numérase e sae o stock, cos lotes e os números de serie de cada unidade; o cliente asínao ao recibilo (en papel ou no móbil do repartidor). Despois factúrase: un só, en parte ou varios do mesmo cliente xuntos (os clientes que reciben unha factura ao mes, por exemplo).

Case sempre un albará nace dun pedido (con Servir, ou ao rematar o picking en Loxística), pero tamén se pode facer directamente, para unha venda en mostrador ou unha entrega sen pedido.

#A lista

123456

1. 1
   Dúas lapelas: os albarás e as devolucións dos clientes.
2. 2
   Os indicadores: o entregado que queda por facturar, cantos albarás teñen algo sen facturar, os días do máis antigo, os emitidos este mes e os borradores.
3. 3
   O buscador: por número, por cliente ou pola súa referencia.
4. 4
   Os filtros: período, estado, cliente, só o que está por facturar, comercial e orixe.
5. 5
   Facturar varios: marca varios albarás do mesmo cliente e faille unha soa factura.
6. 6
   A lista: número, data, cliente, estado, total e o que queda por facturar de cada un.

Os estados dun albará son: borrador (aínda non saíu nada), emitido (entregado, con algo por facturar) e facturado (todo está xa nalgunha factura). Quen non pode facturar non ve Facturar varios; quen non vende non ve Novo albará.

#A ficha dun albará

123456

1. 1
   O número e o estado: emitido, con algo por facturar.
2. 2
   Facturar: pasalo a factura, todo ou unha parte.
3. 3
   O PDF e envialo por correo ao cliente.
4. 4
   Total, base, impostos, o que queda por facturar e a marxe.
5. 5
   Os seus datos: data, data de entrega, forma de pagamento, comercial, a referencia do cliente e o almacén do que saíu.
6. 6
   O cliente e o enderezo de entrega.

12

1. 1
   Cada liña con os lotes que saíron (coa súa caducidade e cantas unidades de cada un) ou os seus números de serie, a orixe do prezo e unha barra co facturado do entregado.
2. 2
   Os totais, coa base e a cota de cada tipo de IVE.

Un albará emitido non se cambia: se algo saíu mal (unha liña de máis, un prezo), corríxese ao facturar ou, se xa está facturado, cunha rectificativa da factura. Se o cliente devolve mercadoría, faise unha devolución (máis abaixo).

#Lotes e números de serie

1234

1. 1
   As existencias do artigo no almacén e o que xa está reservado para outros pedidos.
2. 2
   De que almacén sae esta liña (por defecto, o do documento).
3. 3
   Os lotes que sairán, os que propón a política do artigo (aquí FEFO, o que antes caduca), coa súa caducidade e a súa localización.
4. 4
   Escoller a man parte desa proposta para cambiar as cantidades de cada lote ou marcar outros números de serie.

Nos artigos que levan lotes (a conserva, o queixo, o viño) ou números de serie (a maquinaria), cada unidade que sae queda anotada no albará: así se sabe a quen se lle vendeu cada lote se un día hai que retiralo (vésao en Trazabilidade). Non fai falta escollelos un a un: ao emitir, Mercurio colle os da política do artigo:

Nunca propón lotes bloqueados, en corentena, caducados ou con menos vida da que pide o artigo, nin o reservado para outros pedidos. Se non hai dabondo dispoñible, a liña dio («faltan …») e o albará non se emite ata que haxa mercadoría ou sirvas menos.

#O PDF e a copia para imprimir

12345

1. 1
   O PDF oficial: o que se arquiva e o que vai por correo, no idioma do documento.
2. 2
   Descárgao; se aínda non existe, o servidor xérao nuns segundos.
3. 3
   A copia para imprimir faina o teu navegador ao momento: non se arquiva nin se envía.
4. 4
   En que idioma sae a copia (por defecto, o do cliente).
5. 5
   Con prezos ou sen eles: un albará sen prezos para o transportista ou o almacén do cliente, con espazo para a sinatura.

O PDF oficial é un PDF accesible coa imaxe da empresa (nas facturas, ademais, co QR fiscal e as lendas obrigatorias). Xérase unha vez cos datos do documento xa emitido e é idéntico ao que recibe o cliente. A copia para imprimir serve para o de cada día: imprimilo noutro idioma ou quitar os prezos.

#Facturar os albarás

123

1. 1
   O modo de facturar varios: marca os albarás dun mesmo cliente; arriba súmanse e Facturar xúntaos nunha soa factura.
2. 2
   Mentres escolles, a lista amosa só o que está por facturar.
3. 3
   A caixa de cada albará (tamén vale premer a fila).

Para facturar un só albará, ábreo e preme Facturar: cada liña vén con todo o pendente e podes facturar só unha parte (o resto queda por facturar). A guía animada «Facturar un albará» da axuda (F1) amósao paso a paso.

#Devolucións

123

1. 1
   O devolto que aínda non se aboou, cantas devolucións faltan por aboar, as deste mes e os borradores.
2. 2
   Só as que faltan por aboar.
3. 3
   As devolucións, co seu estado: recibida (a mercadoría volveu) ou aboada (xa ten a súa rectificativa).

Unha devolución faise desde a factura do que se vendeu, con Rectificar por devolución… (en Facturas): sae en borrador co que volve e os lotes e números de serie cos que saíu. Ao rexistrala, a mercadoría volve ao stock; despois, Aboar crea a factura rectificativa en borrador para revisala e emitila. Os clientes con portal tamén poden pedir unha devolución desde alí: a oficina acéptaa e créase igual.

Unha factura é o documento que dá dereito a cobrar e que vai aos libros de IVE. Nace dun ou varios albarás, dun pedido ou en branco, e prepárase en borrador. Ao emitila pasan catro cousas á vez:

1. numérase coa súa serie, sempre en orde de data;
2. créanse os seus vencementos (os prazos de cobro da súa forma de pagamento);
3. contabilízase (se a contabilidade está acesa);
4. rexístrase en Facenda co sistema da empresa: VeriFactu, o SII ou TicketBAI.

Desde ese momento unha factura non se cambia nin se borra: se ten un erro, corríxese cunha rectificativa.

#A lista

12345

1. 1
   Os indicadores: o facturado este mes e no ano (sen impostos), o pendente de cobro, o vencido, os rexistros fiscais que Facenda aínda non aceptou e os borradores.
2. 2
   O buscador: por número, por cliente ou pola súa referencia.
3. 3
   Os filtros: período, estado, cliente, por cobrar, vencidas, clase (ordinaria, simplificada ou rectificativa), comercial, serie e orixe.
4. 4
   Facer unha factura en branco (ordinaria ou simplificada).
5. 5
   A lista: número (con R as rectificativas e S as simplificadas), data, cliente, estado (e Vencida se ten algo vencido), total e o que queda por cobrar.

En Columnas podes engadir a base impoñible, a marxe, a orixe e a columna Fiscal, que di como vai o rexistro de cada factura en Facenda.

#A ficha dunha factura

1234567

1. 1
   O número e o estado: emitida.
2. 2
   Rexistrar cobro: anotar o que pagou o cliente contra os seus vencementos.
3. 3
   O PDF (co QR fiscal) e enviala por correo ao cliente.
4. 4
   Máis accións: rectificar por diferenzas ou por devolución, ver o seu asento, duplicar e as notas internas.
5. 5
   As lapelas: o documento, os seus cobros, o seu rexistro fiscal, os seus correos, as súas tarefas e o historial.
6. 6
   Total, base, impostos, o pendente de cobro e a marxe.
7. 7
   A cadea: o albará (ou os albarás) que factura.

Máis abaixo están as liñas (cada unha di de que albará vén), os totais co desglose de cada tipo de imposto, as lendas obrigatorias que esixe a lei segundo a operación e, se a analítica está acesa, os seus centros de custo. Os datos do cliente gárdanse tal como estaban ao emitila: se despois cambia de enderezo, a factura non cambia.

#Emitir unha factura

123

1. 1
   Un borrador pódese cambiar enteiro (Editar) e non ten número.
2. 2
   Ao emitila: o número que recibirá, a súa data, como se rexistra en Facenda e, se non vén dun albará, que move o stock.
3. 3
   Confirma e emítea.

Antes de emitir, Mercurio comproba o que esixe a lei: o NIF e o domicilio do cliente nunha factura completa, que a data non sexa anterior á da última factura da serie e, nunha simplificada, que non pase do seu límite. Se falta algo, dio co seu motivo e a factura segue en borrador. Se o cliente pasa do seu límite de risco, emitila pide o permiso «Aprobar risco».

#Cobros e vencementos

1234

1. 1
   O total da factura, o que queda por cobrar e o que xa venceu sen cobrarse.
2. 2
   Os vencementos: cada prazo coa súa data, o seu medio (recibo, transferencia…), o seu importe e o seu estado. En vermello, os vencidos.
3. 3
   Os cobros xa rexistrados, coa súa data, o seu medio e a súa referencia.
4. 4
   O risco do cliente nesta empresa fronte ao seu límite.

Os vencementos saen da forma de pagamento ao emitir a factura, axustados aos días de pagamento e ao mes sen pagamentos do cliente. Rexistrar cobro anota un pagamento (se é menos do pendente, aplícase en orde e o resto queda pendente); os recibos domiciliados cóbranse en bloque cunha remesa SEPA desde Tesouraría, que tamén reclama os vencidos.

#O rexistro en Facenda: a lapela Fiscal

12345

1. 1
   O sistema e o libro: aquí, o SII, libro de facturas emitidas.
2. 2
   O estado do rexistro: pendente de envío, enviado, correcto, aceptado con erros ou incorrecto.
3. 3
   Os seus datos: alta, tipo de factura (F1 é unha factura completa), cando se xerou, o prazo de envío, cando o aceptou Facenda e o CSV da súa resposta.
4. 4
   O XML tal como se enviou e o seu rexistro en Impostos → Rexistros fiscais, coa cadea comprobada.
5. 5
   Anular o rexistro: só para unha factura que non debeu emitirse.

123

1. 1
   Unha factura simplificada (un tícket da tenda), sen destinatario.
2. 2
   En VeriFactu, cada rexistro ten a súa pegada e a do rexistro anterior da empresa: a cadea. Se alguén tocase unha factura emitida, a cadea romperíase.
3. 3
   O QR que vai impreso na factura: con el, o cliente compróbaa na sede da AEAT.

O rexistro envíao o sistema só, poucos minutos despois de emitir a factura (na demo, a un simulador coa forma da sede oficial). Se Facenda non responde, téntao de novo só e a lapela di «En espera tras … intentos»; Tentar de novo adiántao. Se o rexeita ou o acepta con erros, a resposta di o motivo (o NIF do cliente, o seu nome…): corríxeo e preme Tentar de novo. Se o que está mal é a factura, rectifícaa.

123

1. 1
   O motivo: queda no rexistro e na auditoría.
2. 2
   Hai que confirmalo expresamente.
3. 3
   Crea o rexistro de anulación, que se envía coma os demais.

#Enviar unha factura por correo

123456

1. 1
   Na demo, o correo non lle sae a ninguén: chega ao buzón de captura, co seu PDF.
2. 2
   Para: os contactos do cliente que reciben as facturas (se non hai, o seu correo de facturas ou o da súa ficha). Podes quitar e engadir.
3. 3
   Con copia a quen queiras.
4. 4
   O idioma: o do cliente; ao cambialo cambian o asunto e o texto predeterminado.
5. 5
   O asunto e o texto, que podes retocar.
6. 6
   Envíao co PDF oficial anexo.

#Rectificar unha factura

1234

1. 1
   Que vai pasar: sae a rectificativa en borrador con todas as liñas en negativo.
2. 2
   A causa que pide Facenda: R1 (erro fundado en dereito), R2 (concurso), R3 (crédito incobrable) ou R4 (resto).
3. 3
   O motivo, obrigatorio: sae na rectificativa.
4. 4
   Crea o borrador e ábreo.

Hai dúas maneiras de rectificar, as dúas desde Máis accións da factura:

A rectificativa leva a súa propia serie (R), enlaza coa factura que corrixe e rexístrase en Facenda coma calquera outra.

123

1. 1
   Unha factura rectificativa, coa súa serie R.
2. 2
   Que factura rectifica, coa súa causa e o seu motivo; Ver ábrea.
3. 3
   Os seus importes, en negativo: o que se lle aboa ao cliente.

#Facturas simplificadas, intracomunitarias e con recargo

• Factura simplificada (o tícket): sen os datos do destinatario, para a venda en tenda. Escóllese ao facer a factura nova (Ordinaria ou Simplificada) e leva a súa propia serie. Ten un límite: 400 € (3.000 € no comercio retallista e na hostalaría); por riba hai que facer unha factura completa, co NIF do cliente.
• Entrega intracomunitaria: a un cliente doutro país da UE con NIF-IVE válido no VIES. A operación é intracomunitaria, o IVE vai exento (art. 25 da Lei do IVE) e declárao o cliente no seu país (inversión do suxeito pasivo). A factura leva a lenda obrigatoria e a operación sae no modelo 349.
• Recargo de equivalencia: os clientes retallistas acollidos a este réxime (unha tenda de barrio, por exemplo) pagan, ademais do IVE, un recargo en cada liña: un 5,2 % sobre o IVE do 21 %, un 1,4 % sobre o do 10 % e un 0,5 % sobre o do 4 %. Márcase nas condicións do cliente e Mercurio aplícao só.

12

1. 1
   A lenda obrigatoria, no idioma do documento (aquí, en inglés).
2. 2
   A base, exenta por entrega intracomunitaria.

12

1. 1
   A lenda do réxime de recargo de equivalencia.
2. 2
   O IVE e, debaixo, o recargo de cada tipo.

As lendas obrigatorias decídeas Mercurio ao emitir, a partir do imposto de cada liña (exenta, intracomunitaria, inversión do suxeito pasivo, rectificativa, criterio de caixa…), e saen tal cal no PDF.

#Factura electrónica: Facturae, Peppol e EDI

12

1. 1
   A operación: intracomunitaria.
2. 2
   Por que canle sae esta factura (aquí, Peppol) e como vai: se aínda non saíu, o aviso di por que.

Algúns clientes non reciben a factura en PDF senón como factura electrónica: as administracións públicas, en Facturae asinada a FACe (cos seus códigos DIR3); as empresas europeas, por Peppol; as grandes superficies, por EDI (INVOIC). Configúrase nas condicións do cliente e a factura sae soa ao emitila pola canle da empresa (en B2B). Na ficha, o bloque Factura electrónica / EDI di como vai cada envío aquí e no destino (en FACe: rexistrada, contabilizada, pagada ou rexeitada), coa súa referencia; se falla, o erro di que falta (un GLN, un DIR3, o participante Peppol) e Tentar de novo vólvea mandar.

O prezo de cada liña dun documento pono o motor de prezos, sempre igual: na oficina, no portal de clientes, nos pedidos que chegan por EDI ou no que pregunta Claude. Para decidilo mira, por esta orde:

Todo iso prepárase nesta sección, en catro lapelas: Tarifas, Condicións especiais, Promocións e o Simulador de prezo. As condicións e as promocións (e os escalados por cantidade) son da función «Tarifas avanzadas»: se está apagada, as súas lapelas explícano e os prezos saen só das tarifas e do desconto comercial de cada cliente.

#As tarifas

12345

1. 1
   As catro lapelas da sección.
2. 2
   Os indicadores: as tarifas de venda, os prezos escritos, os clientes con tarifa propia e as condicións e promocións activas.
3. 3
   As de venda, as de compra ou todas, e as que se desactivaron.
4. 4
   Crear unha tarifa.
5. 5
   Cada tarxeta: código, nome, se é de todas as empresas ou dunha, como se calcula (prezos fixos, sobre o custo ou sobre outra tarifa), se leva o IVE incluído, cantos prezos ten e cantos clientes a usan. A estrela marca a por defecto.

Unha tarifa é unha lista de prezos. Pode ser de todas as empresas do grupo ou dunha soa, e calcúlase dunha de tres maneiras:

Nas dúas últimas, un prezo escrito a man manda sobre o cálculo. Despois arredóndase (ao céntimo, rematado en ,95 ou en ,99, ou a múltiplos) e, se leva o IVE incluído (o PVP dunha tenda), ao vender pásase a base impoñible. Cada cliente compra coa tarifa que ten nas súas condicións de cada empresa; quen non ten ningunha, coa por defecto da súa empresa ou a xeral.

#Os prezos dunha tarifa

12345

1. 1
   Os seus prezos, os seus datos (como se calcula, vixencia, por defecto) e o seu historial de cambios.
2. 2
   Cambiar os seus datos.
3. 3
   Buscar un artigo e ver só os que teñen prezo nesta tarifa.
4. 4
   Recalcular: subir ou baixar dunha vez os prezos (todos ou os dunha familia) un %, desde unha data. Antes de aplicar, di cantos cambian.
5. 5
   A grella: o custo, o prezo dunha unidade que rexe hoxe (preme o lapis para cambialo aí mesmo), a marxe e, á dereita, os escalados e os prezos con data futura.

Cada artigo ten nunha tarifa o seu prezo dunha unidade e, se fai falta, escalados (desde 6 unidades, desde 24…) e prezos futuros coa súa data (a subida de xaneiro, preparada en decembro). Ao vender rexe o escalado de maior «desde» que non pase da cantidade e, dese, o da data máis recente que xa chegase. A marxe é (prezo − custo) / prezo.

#Crear unha tarifa

123456

1. 1
   O código (curto e en maiúsculas; despois non se cambia) e o nome.
2. 2
   De venda ou de compra, de todas as empresas ou dunha, e a súa moeda.
3. 3
   Como se calcula: prezos fixos, sobre o custo cunha marxe ou sobre outra tarifa cun %.
4. 4
   O arredondamento dos prezos calculados e se leva o IVE incluído.
5. 5
   Desde e ata cando vale e se é a por defecto (a anterior deixa de selo soa).
6. 6
   Créaa e abre a súa ficha para escribir os prezos.

#Condicións especiais

1234

1. 1
   Buscar por cliente, artigo, etiqueta ou nota.
2. 2
   Filtrar por cliente, por artigo ou por estado: vixentes, futuras, caducadas ou inactivas.
3. 3
   Pactar un prezo ou un desconto.
4. 4
   Cada condición: a quen (un cliente ou unha etiqueta, con #), que (un artigo, unha familia, unha marca ou todo), a condición (prezo ou desconto), desde cantas unidades, a súa vixencia, a súa prioridade, a empresa e o seu estado.

Unha condición especial é un prezo ou un desconto pactado: cun cliente ou con todos os que levan unha etiqueta na súa ficha (#horeca, #gourmet…), para un artigo, unha familia, unha marca ou todo o catálogo, desde unha cantidade e entre dúas datas. Hai tres clases:

• Prezo: substitúe o da tarifa e admite descontos; se non trae o primeiro, entra o desconto comercial do cliente.
• Prezo neto: substitúe o da tarifa e non admite máis descontos, tampouco o comercial.
• Descontos: ata tres, en cascada sobre o prezo da tarifa (un 10 % e un 5 % son un 14,5 %).

Se varias valen para a mesma venda, gaña a de maior prioridade e, en igualdade, a máis concreta: un cliente antes ca unha etiqueta, un artigo antes ca unha familia ou unha marca. Nos documentos, a liña di que condición se aplicou.

12345

1. 1
   A quen: un cliente, os dunha etiqueta ou todos; e en que empresa vale.
2. 2
   Que: un artigo, unha familia, unha marca ou todo o catálogo.
3. 3
   A condición: prezo, prezo neto ou descontos.
4. 4
   Ata tres descontos en cascada; enriba, o prezo pactado.
5. 5
   Gárdaa: desde ese momento os documentos aplícana.

#Promocións

123

1. 1
   Buscar e filtrar por estado e por tipo.
2. 2
   Crear unha promoción.
3. 3
   Cada promoción: o seu tipo e a súa regra, a que artigos ou familias se aplica, as súas datas, as súas canles (xestión, portal B2B, tenda en liña, EDI), a empresa e o seu estado.

As promocións valen nas súas datas e nas canles que digan: unha pode ser só do portal ou da tenda en liña. O motor infórmaas con cada prezo e o pedido ou a factura aplícaas na liña.

#O simulador de prezo

1234

1. 1
   Que queres saber: o cliente (ou ningún, para a tarifa por defecto), o artigo, a cantidade, a data e a canle.
2. 2
   Calcula como o faría un pedido, na empresa escollida arriba.
3. 3
   O resultado: prezo, descontos, neto, importe e total con impostos.
4. 4
   Por que sae este prezo: cada paso do motor (a tarifa, o seu prezo e os seus escalados, a condición que gaña e as que non, o desconto comercial, o neto, o imposto). En cor, os que cambiaron algo.

O simulador usa o mesmo motor que os documentos, o portal e Claude: se un cliente pregunta por que lle sae un prezo, aquí está a resposta, paso a paso. Cambia a cantidade para ver os escalados e as promocións, ou a data para ver un prezo futuro.

Un provedor véndeche a mercadoría que gardas e revendes; un acredor préstache servizos ou pásache gastos (a xestoría, o aluguer, a luz, o transporte) e as súas facturas van a gastos, non ao stock. Os dous están nesta sección e sepáranse co filtro Tipo.

Como cos clientes, a ficha é unha para todo o grupo (razón social, NIF, enderezos, contactos e bancos) e cada empresa ten as súas propias condicións con el: forma de pagamento, prazo de entrega, portes, retención. Un mesmo terceiro pode ser cliente e provedor á vez, cunha soa ficha.

#A lista

123456

1. 1
   Os indicadores: cantos provedores e acredores hai, cantos traballan coa empresa escollida, os acredores, os bloqueados, o que lles debes e o vencido. Cada un coa súa ⓘ.
2. 2
   O buscador: por nome, código, NIF, correo electrónico ou poboación.
3. 3
   Os filtros: activos ou non, provedores ou acredores, bloqueados, só os que traballan coa empresa escollida, provincia e etiqueta. Vistas garda unha combinación para volver a ela.
4. 4
   Que columnas se ven, exportar o filtrado a unha folla de cálculo e volver cargar.
5. 5
   Dar de alta un provedor ou un acredor.
6. 6
   A lista: código, nome (e o nome comercial debaixo), NIF, poboación, teléfono, etiquetas e estado. Preme unha fila para abrir a súa ficha.

Os códigos dos provedores empezan por P e os dos acredores por A (cada un coa súa serie). A lista tráeos de 50 en 50 e, ao final, Cargar máis trae os 50 seguintes; a busca faina a base de datos con todos.

#A ficha dun provedor

1234567

1. 1
   Provedor ou acredor, co seu código, o seu nome, o seu NIF e a súa poboación.
2. 2
   A ficha ábrese en lectura: para cambiar os seus datos, Editar.
3. 3
   As lapelas: resumo, condicións de compra, enderezos, contactos, bancos, correos, tarefas e historial.
4. 4
   O que lle compraches este ano e o que lle debes, na empresa escollida.
5. 5
   Os seus datos fiscais, comúns a todo o grupo. Este provedor é francés: o seu NIF-IVE sae válido no VIES, coa data e o nome que constan alí.
6. 6
   Volve preguntarlle ao VIES se o seu NIF-IVE segue de alta.
7. 7
   O seu enderezo fiscal, o seu correo electrónico (ao que saen os pedidos), o seu teléfono e a súa web.

Máis abaixo están a súa clasificación e notas (etiquetas e notas) e os seus últimos documentos (pedidos, recepcións e facturas): preme un para abrilo. En Máis accións (⋮) bloquéalo para que non se lle poida comprar, desactívalo ou dálo de alta tamén como cliente.

#As condicións de compra

123456

1. 1
   As condicións son da empresa escollida arriba: cada empresa do grupo ten as súas con el.
2. 2
   Como se lle paga: forma de pagamento, conta á que se lle transfire, desconto por pronto pagamento, a súa retención do IRPF e o tipo de operación (dedúcese só do seu país e do seu NIF-IVE).
3. 3
   Como serve: o seu prazo de entrega en días (úsano as suxestións de compra), o pedido mínimo, os portes, os días en que se lle pide e o seu GLN para o EDI.
4. 4
   A marca de retencións: a que modelos van as retencións que lle practicas.
5. 5
   Cambiar a marca (gárdase sen pasar por Editar).
6. 6
   Cambiar as condicións de pagamento e de subministración.

O que pos aquí úsano os documentos sós: ao facerlle un pedido saen a súa forma de pagamento e os seus portes; ao rexistrar a súa factura, a súa retención. Un documento xa feito conserva as condicións que tiña.

#Dar de alta un provedor

123456

1. 1
   Márcao se che presta servizos ou che pasa gastos (xestoría, aluguer, subministracións): numérase coa serie de acredores.
2. 2
   Empresa, autónomo, particular, administración pública ou entidade.
3. 3
   O nome das súas facturas (obrigatorio).
4. 4
   O seu NIF: compróbase a letra ou o díxito de control e que non o teña xa outro terceiro.
5. 5
   Se é doutro país da UE, o seu NIF-IVE, que se comproba no VIES.
6. 6
   Garda o provedor e abre a súa ficha.

Unha compra segue tres pasos, cada un co seu documento e a súa lapela: o pedido a provedor (o que pides), a recepción (o que chega: entra no stock) e a factura recibida (o que che cobra: vai á contabilidade, aos libros de IVE e aos pagamentos). Cada documento nace do anterior co que queda pendente, así que nunca se recibe nin se factura dúas veces o mesmo.

#Os pedidos a provedor

123456

1. 1
   As tres lapelas: pedidos, recepcións e facturas recibidas.
2. 2
   Os indicadores: o que falta por chegar (en euros), os pedidos abertos, os atrasados, os que chegan hoxe e os borradores sen enviar. Os que se poden premer filtran a lista.
3. 3
   Busca polo noso número, polo provedor ou polo número que lle dá el.
4. 4
   Os filtros: datas, estado, provedor, só o que falta por recibir ou o atrasado, e as vistas gardadas.
5. 5
   Facer un pedido a man (os das suxestións créanse sós, en borrador).
6. 6
   Cada pedido coa súa data, o seu provedor, a entrega prevista, o seu estado, o total e o que falta por recibir.

Un pedido nace en borrador; ao envialo recibe o seu número e xa non se cambia, e o sobre da súa ficha mándallo por correo ao provedor co PDF (no idioma dos seus documentos). Despois pasa a recibido en parte ou recibido segundo chega a mercadoría, e pódese cancelar mentres non chegase nada. Se sabes que o que falta xa non virá, Dar por recibido pécheo.

123456

1. 1
   O tipo, o número e o estado (enviado).
2. 2
   Cando chega a mercadoría: crea a recepción co pendente.
3. 3
   O seu PDF, mandalo por correo e máis accións: rexistrar a súa factura, cancelalo ou duplicalo.
4. 4
   O total do pedido, a súa base, os seus impostos e o que falta por recibir.
5. 5
   Data, entrega prevista, forma de pagamento, o número que lle dá o provedor e o almacén onde chegará.
6. 6
   As liñas, co prezo do provedor e, debaixo, canto chegou de cada unha.

#Recibir a mercadoría

Cando chega o camión, abre o pedido e preme Recibir. Sae o pendente de cada liña: se chegou unha parte, cambia as cantidades (o resto segue pendente no pedido), pon a data e o número do seu albarán (N.º do provedor). Ao creala, a recepción ábrese en borrador para que anotes os lotes, as caducidades e os números de serie do que o precise.

12345

1. 1
   Cada liña co que falta por recibir. Se chegou unha parte, cambia a cantidade: o demais segue pendente no pedido.
2. 2
   O día en que chega a mercadoría.
3. 3
   O número do seu albará de entrega, para atopalo despois e casalo coa súa factura.
4. 4
   Sen marcar, a recepción queda en borrador para anotar os lotes, as caducidades e os números de serie. Márcao se non hai nada que anotar: entra xa no stock.
5. 5
   Crea a recepción e ábrea.

123456

1. 1
   A cantidade que chegou, na unidade que escollas (unha caixa de 24 son 24 unidades de stock).
2. 2
   O prezo pactado co provedor (o da ficha do artigo), coa súa explicación.
3. 3
   O lote tal como vén na caixa; se non trae, pon un propio. Se xa existe, entra nese lote.
4. 4
   A súa caducidade (obrigatoria se o artigo caduca) e a súa data de fabricación.
5. 5
   Os últimos lotes deste artigo: preme un se volve chegar un lote que xa tes.
6. 6
   Se chega en varios lotes, reparte a cantidade entre eles: a suma ten que ser a da liña.

Cada liña dun artigo con lotes leva o aviso falta o lote en vermello ata que o anotas; un artigo con números de serie pide un número por unidade (pódense pegar dunha folla de cálculo). Sen eles, a recepción non se pode rexistrar. Ao premer Rexistrar recepción, a mercadoría entra no stock do almacén da recepción, ao prezo da liña, e o pedido queda recibido (ou recibido en parte).

#As recepcións

1234

1. 1
   A recepción, co seu número e o seu estado (recibido).
2. 2
   Cando chega a factura do provedor, rexístrase desde aquí co recibido.
3. 3
   De que pedido vén (e, cando a teña, a súa factura): cada documento enlaza cos seus.
4. 4
   Cada liña co seu lote e a súa caducidade, o pedido do que vén e canto se facturou.

Na lapela Recepcións, Por facturar é o recibido cuxa factura aínda non chegou; Facturar varios rexistra nunha soa factura varias recepcións do mesmo provedor (o normal cos que facturan a fin de mes).

#As facturas recibidas

12345

1. 1
   O comprado este mes e no ano, sen impostos.
2. 2
   O que lles debes aos provedores e o que xa venceu sen pagar.
3. 3
   Co SII, as facturas cuxo rexistro aínda non aceptou a AEAT.
4. 4
   Os filtros: datas, estado, provedor, o pendente de pagamento, o vencido, a clase (ordinaria ou rectificativa) e a serie.
5. 5
   Rexistrar unha factura sen recepción: a dun acredor (a luz, a xestoría) ou a dun servizo.

1234

1. 1
   Cada liña, co recibido e sen facturar; se a factura trae só unha parte, cambia a cantidade.
2. 2
   A data da súa factura.
3. 3
   O número da súa factura: obrigatorio para rexistrala e non se pode repetir no ano co mesmo provedor.
4. 4
   Márcao para rexistrala xa; sen marcar, queda en borrador para revisala.

Ao rexistrala, a factura crea os seus vencementos de pagamento segundo a forma de pagamento do provedor, contabilízase (se levas a contabilidade en Mercurio), entra no libro de IVE soportado e, co SII, envíase á AEAT. Se leva retención, o total que hai que pagar é o total menos a retención, que ingresa a túa empresa en Facenda (modelos 111 ou 115). Unha factura cun prezo mal posto corríxese con Rectificar por diferenzas…, que crea unha rectificativa en borrador para deixala coa diferenza.

#Compras entre empresas do grupo

123

1. 1
   Un pedido de La Alacena Gourmet a outra empresa do grupo.
2. 2
   A súa orixe, Intragrupo: así se recoñece unha operación entre empresas do grupo.
3. 3
   A provedora é Alacena Distribución, dada de alta como provedor coa etiqueta «intragrupo».

Cando unha empresa do grupo lle compra a outra (na demo, a tenda Gourmet cómpralle á distribuidora), abonda con facer o pedido de compra: o provedor é a outra empresa (un provedor co seu NIF) e, ao envialo, Mercurio crea e emite só, na empresa que vende, o pedido de venda espello: as mesmas liñas, cos prezos e descontos do teu pedido (o pactado; unha liña sen prezo toma o da tarifa do cliente), e a data de entrega que esperas. Quen compra non precisa traballar na empresa que vende: faino o sistema.

Os dous pedidos quedan ligados. A ficha de cada un amosa a tarxeta Pedido espello coa empresa, o número, o estado e o total do outro, e Abrir lévate a el (cambiando a esa empresa, se traballas nela; se non, velo pero non o abres). O que serve a empresa que vende é o que recibes ti. Os dous levan a orixe Intragrupo (na ficha e na columna Orixe dos listados; actívaa en Columnas), e a consolidación de contas de Contabilidade elimina esas vendas e compras entre elas para non contalas dúas veces.

123

1. 1
   O pedido espello: o pedido de venda que Mercurio creou e emitiu en Alacena Distribución ao enviar este.
2. 2
   A súa empresa, o seu número, o seu estado (aquí, servido: o que serviu Distribución é o que recibiu Gourmet), a súa data e o seu total.
3. 3
   Ábreo: cambia a Alacena Distribución e amósao en Vendas → Pedidos. Só sae se traballas nesa empresa e ves os seus pedidos; se non, a tarxeta dío.

Cada noite, despois de calcular as previsións de venda, Mercurio mira cada artigo en cada almacén e decide se hai que pedilo: compara o que tes de verdade (o dispoñible) co que venderás mentres chega o pedido máis un colchón (o punto de pedido). Se non chega, propón a cantidade que o leva ata o obxectivo, nas caixas do provedor. Ti revisas, quitas ou cambias o que queiras e convertes as liñas en pedidos en borrador, un por provedor e almacén.

#As suxestións de compra

12345678

1. 1
   As suxestións de compra e as de traspaso entre almacéns.
2. 2
   Os indicadores: liñas por pedir, as urxentes, a cantos provedores, o que custaría, o que caducará sen venderse e o que xa está nun pedido en borrador.
3. 3
   Con que calcula a empresa: nivel de servizo, cobertura e prazo por defecto, e de cando son as previsións.
4. 4
   Cambiar eses tres datos (co permiso «Planificar»).
5. 5
   Os filtros: almacén, familia, só o urxente e, para comprobar un artigo, tamén o que non fai falta pedir.
6. 6
   As liñas, agrupadas por provedor (polo seu nome; dentro de cada un, as urxentes primeiro): a caixa escolle todas as dese provedor.
7. 7
   Crear o pedido dese provedor coas súas liñas escollidas.
8. 8
   Ou crear dunha vez todos os pedidos das liñas escollidas.

#Unha liña e o seu porqué

12345

1. 1
   Desde a ficha dun artigo ou a súa previsión chégase aquí só coas súas liñas.
2. 2
   Cada liña é un artigo nun almacén. Desmárcaa se non a queres pedir.
3. 3
   O seu dispoñible (en vermello se está por debaixo da seguridade), o seu punto de pedido, o obxectivo e para cantos días chega o que hai (cobertura).
4. 4
   O que se suxire, na unidade de compra do provedor (aquí, caixas de 12): cámbiao se queres.
5. 5
   Abre a conta paso a paso.

1234

1. 1
   O veredicto: por que hai que pedir (ou non) e canto.
2. 2
   O dispoñible: físico − reservado para clientes + pendente de recibir − o que caducará sen venderse.
3. 3
   O punto de pedido: o que se venderá durante o prazo do provedor máis o stock de seguridade. Fixado quere dicir que o manda o parámetro do almacén, non a previsión.
4. 4
   Ir á ficha do artigo ou á súa previsión de vendas.

#Converter as suxestións en pedidos

12

1. 1
   Cantos pedidos se crean (un por provedor e almacén), a cantos provedores, con cantas liñas e o seu importe estimado.
2. 2
   Créaos en borrador en Compras: revísalos e envíalos desde alí.

#As suxestións de traspaso

1234

1. 1
   As liñas por mandar, a cantos destinos, cantas furgonetas precisan carga e as unidades en total.
2. 2
   O almacén que manda (a central, por defecto).
3. 3
   Crea o traspaso dese destino, en borrador en Stock.
4. 4
   Por cada destino, cada artigo co dispoñible alí, o que lle falta, o que lle sobra á orixe e o que se propón mandar (editable).

Un destino (unha delegación, unha tenda ou unha furgoneta de autovenda) sae cando o dispoñible alí, máis o que xa vai de camiño, baixa do seu punto de pedido, do seu mínimo ou de dúas semanas da súa previsión. Propónselle o que lle falta ata o seu máximo (ou dúas semanas de previsión), sen pasar do que lle sobra á orixe por riba do seu propio punto de pedido. As furgonetas teñen a súa propia previsión: o que vende cada unha. Os traspasos créanse en borrador en Stock para preparalos e envialos.

Un artigo é todo o que pos nun documento: un produto que se garda no almacén, pero tamén un servizo, uns portes, un envase retornable coa súa fianza, unha cota dun contrato ou un kit (varios artigos que se venden como un). Os artigos son de toda a conta, comúns a todas as empresas do grupo; o que cambia dunha empresa a outra é o seu stock, os seus prezos en cada tarifa e o seu custo.

#O listado e as familias

123456

1. 1
   A árbore de familias: preme unha para ver os seus artigos e os das súas subfamilias. O número é cantos ten.
2. 2
   Dar de alta e cambiar as familias e as marcas.
3. 3
   O buscador: por código, nome (en calquera idioma), marca ou código de barras. Co lector, pasa o código e listo.
4. 4
   Os filtros: marca, tipo, activos ou non, os que levan lotes ou números de serie e os campos propios.
5. 5
   Dar de alta un artigo.
6. 6
   Código, nome, familia, marca, prezo da tarifa por defecto, custo, como se controla o seu stock (as iconas de lotes, caducidade e series) e estado.

O prezo da lista é o da tarifa por defecto da empresa escollida, para unha unidade e hoxe; o custo, o da última compra ou, se non hai, o estándar (só co permiso «Ver custos»).

123

1. 1
   As familias (unha árbore) e as marcas (unha lista).
2. 2
   Unha familia nova; Nova subfamilia, no menú de cada unha.
3. 3
   Cada familia co seu código curto, a súa cor e o que herdan os seus artigos novos: o IVE, a política de saída e os controis (aquí, números de serie).

#A ficha dun artigo

1234567

1. 1
   O tipo, o código e o estado.
2. 2
   A ficha ábrese en lectura: para cambiala, Editar.
3. 3
   As lapelas: xeral, stock e control, loxística, compras, prezos, campos propios, tarefas e historial (e Kit se é un kit).
4. 4
   Prezo de venda, o dispoñible na empresa escollida, o IVE e o custo.
5. 5
   Código, tipo, familia, marca, unidade na que se conta o stock e os IVE de venda e de compra.
6. 6
   O nome nos cinco idiomas: cada documento sae no do cliente (se falta, en castelán).
7. 7
   Venda mínima, múltiplo, desconto máximo, se sae no portal e na tenda en liña, e se está bloqueado para vender ou comprar.

Os tipos: produto (cómprase, gárdase e véndese: leva stock), servizo (traballo ou horas, sen stock), kit, portes, envase (retornable, coa súa fianza) e cota (o que se factura cada mes ou cada ano nun contrato). A unidade é aquela na que se conta o stock (unidade, quilo, litro…) e non se pode cambiar cando xa hai movementos.

#Stock e control: lotes, caducidade, series e peso variable

12345

1. 1
   O que hai na empresa: físico, reservado para pedidos, dispoñible (físico − reservado) e o seu valor.
2. 2
   Como se controla: se xestiona stock, se pode quedar en negativo, e se leva lotes, caducidade, números de serie ou peso variable.
3. 3
   Que lote sae primeiro: aquí FEFO, o que antes caduca. Debaixo, como valora a empresa o seu stock.
4. 4
   A súa vida útil (propón a caducidade ao recibir), os días mínimos para vender un lote, con canta antelación avisa do que caduca e, con números de serie, os meses de garantía.
5. 5
   Máis abaixo, o seu stock en cada almacén e os seus lotes con existencias.

• Lotes: cada entrada leva o seu lote e cada saída di de que lote sae; así sábese a quen se lle vendeu cada un (Trazabilidade).
• Caducidade: cada lote ten a súa data; os caducados, ou os que teñen menos vida que os días mínimos para vender, non se venden.
• Números de serie: cada unidade ten o seu (máquinas, equipos); sábese a quen se lle vendeu, onde está instalada e ata cando ten garantía, que empeza ao vendela.
• Peso variable: véndese por pezas co peso real de cada unha (queixos, xamóns). O stock lévase en quilos e a peza é unha unidade alternativa («1 ud = 2,8 kg», en Loxística), así que cada peza move os quilos que pesa de verdade. Non se combina con números de serie.

Estas opcións saen se a súa función está acesa (Configuración → Funcións) e non se poden cambiar cando o artigo xa ten movementos: cambiarían como se contou o que hai.

#Loxística: unidades e códigos de barras

1234

1. 1
   EAN, peso, volume, unidades por caixa e caixas por palé.
2. 2
   O código arancelario e o país de orixe, para exportar e para o Intrastat.
3. 3
   Outras unidades nas que se compra ou se vende (a caixa, o palé, a peza) e a cantas unidades de stock equivalen.
4. 4
   Os códigos que recoñece o lector: o EAN da unidade, o DUN-14 da caixa… Cada un le a súa unidade.

#Compras: custos e provedores

123

1. 1
   O custo estándar (pólo ti, para orzamentar) e o último custo (o da última compra recibida).
2. 2
   A quen se lle compra: a súa referencia, a empresa, o mínimo, o múltiplo, a unidade de compra e o prezo. A ★ marca o preferente.
3. 3
   Engadir outro provedor.

O provedor preferente é o que propoñen os pedidos de compra e as suxestións de compra; o seu prazo de entrega, o seu mínimo e o seu múltiplo son os que usan as suxestións para calcular cando e canto pedir. Cada provedor pode valer para todas as empresas ou só para unha.

#Kits

12

1. 1
   Un artigo de tipo kit.
2. 2
   O que leva cada unidade do kit e canto de cada compoñente.

Ao vender un kit sae do stock o que leva cada compoñente. Se prefires ter kits xa montados (cestas de Nadal preparadas), móntanse e desmóntanse en Stock: saen os compoñentes e entra o kit, ao custo do que leva.

#Ben de investimento e campos propios

1

1. 1
   A marca de ben de investimento para os efectos do IVE. Gárdase ao tocala, sen pasar por Editar.

Marca como ben de investimento o que compras para a túa propia empresa e vas usar máis dun ano (maquinaria, vehículos, mobiliario): o IVE das súas compras vai ás casas de bens de investimento do 303 e do 390 e non conta como gasto no 130. Non o marques no que compras para revender.

A lapela Campos propios garda os datos que a túa empresa precisa e Mercurio non trae (unha denominación de orixe, un formato, unha tempada): defínense en Configuración → Campos propios e saen como columnas e filtros no listado.

O stock de Mercurio sae dun libro de movementos: cada recepción, albarán, devolución, traspaso, inventario, montaxe de kits, parte do servizo técnico ou axuste escribe unha liña co que entra ou sae, de que almacén, localización, lote ou número de serie e a que custo. O que hai é a suma dese libro, así que nunca se «toca» o stock a man sen deixar rastro: corríxese con outro movemento.

Tres cifras que convén distinguir:

• Físico: o que hai nos almacéns.
• Reservado: o apartado para pedidos de clientes confirmados que aínda non saíron. Segue no almacén, pero xa ten dono.
• Dispoñible = físico − reservado: o que de verdade podes prometer.

#As existencias

123456

1. 1
   As lapelas: existencias, movementos e traspasos.
2. 2
   Os indicadores: artigos con stock, os que están baixo o seu mínimo, os lotes que caducan en 30 días, os caducados, os bloqueados e os traspasos en camiño. Preme un para filtrar.
3. 3
   Busca un artigo por código, nome ou EAN (tamén co lector).
4. 4
   Os filtros: un almacén (se non, todos os da empresa), familia, só con stock, baixo mínimo, o que caduca e como se controla (lotes, series).
5. 5
   Montar ou desmontar kits e axustar o stock (unha rotura, un erro, o stock inicial).
6. 6
   Cada artigo co seu físico, reservado, dispoñible, mínimo, a primeira caducidade dos seus lotes e o seu estado (correcto, baixo mínimo, sen stock). Preme un para ver o seu detalle.

Co permiso «Ver custos» sae ademais o valor do stock: cada artigo pola súa cantidade e o seu custo segundo a valoración da empresa. É o valor contable das existencias; para o dunha data pasada, Informes → Stock valorado.

#Un artigo no almacén

123456

1. 1
   O artigo, con como se controla (con lotes).
2. 2
   Axustalo e, en ⋮, traspasalo a outro almacén, montar kits ou ir á súa ficha de artigo.
3. 3
   Resumo, existencias por localización e lote, os seus movementos, os pedidos que o teñen reservado e historial.
4. 4
   Físico, reservado, dispoñible, o que vén en camiño en traspasos e a cobertura: para cantos días chega ao ritmo dos últimos 90.
5. 5
   Cada almacén co seu físico, reservado e dispoñible, e os seus parámetros de reposición: mínimo · punto de pedido · máximo. En ámbar, os que están baixo o seu mínimo.
6. 6
   O que saíu cada mes (vendas, consumos e montaxes): a estacionalidade e se se move.

Preme un almacén en Por almacén para cambiar os seus parámetros (con «Mover stock» ou «Planificar»):

• Stock mínimo: por debaixo, o artigo sae como baixo mínimo.
• Punto de pedido: ao chegar aquí, toca pedir. Stock de seguridade: o colchón para os imprevistos.
• Stock máximo: ata aquí repónse (é o que propoñen as suxestións de compra).
• Localización de picking e de reserva: onde se colle para preparar e onde se garda o resto.

Deixa en branco o que non queiras controlar: o que non fixes, as suxestións calcúlano coa previsión de vendas.

12

1. 1
   O que hai en cada almacén, liña a liña: a localización (corredor, andel, nivel e oco), o lote coa súa caducidade e a cantidade.
2. 2
   A delegación non traballa con localizacións: cada liña é un lote coa súa caducidade e a súa cantidade. As furgonetas de autovenda tamén son almacéns: a súa carga é stock teu.

#Como sae o stock: FIFO, LIFO e FEFO

Cando se prepara un pedido ou se emite un albarán, Mercurio propón que lote ou que número de serie sae segundo a política de saída do artigo (ou da súa familia):

Nunca propón un lote caducado, en corentena, bloqueado ou retirado, nin un ao que lle quedan menos días que a vida mínima para vender do artigo, nin o reservado para outro pedido. Quen prepara pode escoller outros a man.

#Axustes e minguas

Axustar (na barra de Existencias ou na ficha do artigo) é para o que non vén dun documento. Escolle o tipo, o almacén, o lote ou o número de serie e a localización se o artigo os leva, a cantidade e o motivo (queda no libro con quen o fixo):

• Axuste: corrixe cara arriba ou cara abaixo (un erro, algo que apareceu).
• Mingua: sae o que se rompeu, caducou ou perdeu. Sempre resta.
• Stock inicial: o que hai ao comezar a usar Mercurio, ao seu custo. Sempre suma.

Para cadrar o stock de todo un almacén, mellor un inventario: conta, compara e axusta dunha vez.

123456

1. 1
   O almacén; arriba, o artigo e o que hai del nese almacén.
2. 2
   O tipo: axuste, mingua ou stock inicial.
3. 3
   Nun axuste, se entra ou sae.
4. 4
   A localización, o lote (coa súa caducidade se é novo), a cantidade e, con peso variable, o peso real: o que pida o artigo.
5. 5
   O motivo; debaixo, os dos últimos axustes, para escollelos cun toque.
6. 6
   Fai o axuste: queda no libro de movementos.

#O libro de movementos

1234

1. 1
   Busca por artigo, polo documento (a referencia) ou por lote.
2. 2
   Filtra por almacén, tipo (compra, venda, traspaso, axuste, mingua, inventario…), entradas ou saídas e datas.
3. 3
   Exportalo a unha folla de cálculo (para a xestoría ou unha auditoría).
4. 4
   Cada movemento coa súa data, tipo, artigo, almacén, lote ou serie, a cantidade (en vermello, as saídas) e o documento que o produciu e a quen.

#Traspasos entre almacéns

1234

1. 1
   Os traspasos en tránsito, as unidades polo camiño, o máis antigo sen recibir, os borradores e os que chegaron con faltas.
2. 2
   Filtra por estado e por almacén (de saída ou de chegada).
3. 3
   Preparar un traspaso.
4. 4
   Cada traspaso co seu número, a súa data, de onde a onde, cantas liñas e unidades, as faltas e o seu estado.

12345

1. 1
   De onde sae.
2. 2
   A onde vai: outro almacén, unha tenda ou unha furgoneta.
3. 3
   Quen o leva (opcional).
4. 4
   Os artigos, co lector ou buscándoos: ofrécense os que teñen stock na orixe. Os lotes escóllense sós ao enviar.
5. 5
   Gardalo para envialo máis tarde, ou gardalo e envialo xa: a mercadoría sae da orixe.

#Almacéns, localizacións e furgonetas

1234

1. 1
   Os almacéns dánse de alta en Configuración → Almacéns (o administrador).
2. 2
   Naves e delegacións, cada unha co seu responsable e as súas localizacións. A ★ marca o predeterminado.
3. 3
   As furgonetas de autovenda ou do servizo técnico: almacéns móbiles que cargan da central e venden ou reparan en ruta.
4. 4
   Un almacén, unha tenda, unha furgoneta ou un depósito na casa dun cliente.

Cada almacén é dunha empresa e ten o seu propio stock. Os tipos: almacén (recibe, garda e serve), tenda (vende no mostrador), furgoneta (almacén móbil) e depósito en cliente (mercadoría túa na casa dun cliente ata que a vende ou a consome). Coa función «Localizacións», cada almacén ten as súas localizacións cun código de corredor, andel, nivel e oco (A-03-2-B), un tipo (picking, reserva, recepción, expedición, corentena, frío, devolucións) e unha orde de percorrido, a que segue o picking; xéranse por rangos dunha vez. Sen a función «Varios almacéns», cada empresa traballa cun só.

Un inventario compara o que di Mercurio co que hai de verdade nos andeis. Ao abrilo faise a foto do que hai (o teórico), cóntase (na web, coa PDA ou o móbil na app de almacén, ou en papel coa folla de reconto) e, ao regularizar, cada diferenza axusta o stock. O que se move mentres se conta (un albarán que sae, unha recepción que entra) tense en conta: non fai falta parar o almacén.

#A lista de inventarios

1234

1. 1
   Os recontos en marcha, as liñas que faltan por contar, os almacéns que levan máis dun ano sen inventario completo e os regularizados este ano.
2. 2
   Filtra por estado e almacén.
3. 3
   Comezar un reconto.
4. 4
   Cada inventario co seu almacén, o tipo (e, se é ás cegas, o ollo riscado), canto se contou, as liñas con diferenza, cando se abriu e quen, e o seu estado.

#Abrir un inventario

12345

1. 1
   O almacén que se conta.
2. 2
   Completo (todo o almacén), parcial (unhas familias, zonas ou corredores) ou cíclico (por clase ABC).
3. 3
   Nun cíclico, que clases se contan esta vez.
4. 4
   Ás cegas: quen conta non ve o que debería haber, e conta o que ve sen deixarse levar.
5. 5
   Abre o inventario e fai a foto do que hai.

#Contar

12345678

1. 1
   O inventario, o seu estado e se é ás cegas.
2. 2
   A folla de reconto en PDF, para contar en papel.
3. 3
   Cando estea contado: axusta o stock e pecha o inventario.
4. 4
   Cantas liñas ten, cantas se contaron e cantas teñen diferenza.
5. 5
   Le o código co lector (ou escríbeo) e preme Intro. Un GS1-128 trae tamén o lote e a caducidade.
6. 6
   A localización (queda posta entre lecturas), o lote, a súa caducidade se é novo, ou o número de serie.
7. 7
   Sumar: cada lectura suma a cantidade. Fixar: a cantidade substitúe o contado.
8. 8
   As liñas: todas, sen contar, contadas ou con diferenza, e un buscador.

Cada liña é un artigo nunha localización, co seu lote ou o seu número de serie: o teórico (o que había na foto), o contado e a diferenza. Para corrixir o contado, preme a liña. Nun inventario ás cegas, o teórico só o ve quen pode regularizar.

#Revisar e regularizar

1234

1. 1
   Cantas liñas contadas non coinciden. Con «Ver custos», tamén o valor do que sobra, do que falta e o neto.
2. 2
   O que queda sen contar e que se fará con iso ao regularizar.
3. 3
   As liñas con diferenza, da de máis valor á de menos: teórico, contado e diferenza.
4. 4
   Regularizar cando todo estea revisado.

Revisa as diferenzas grandes antes de regularizar: adoitan ser un erro de reconto ou de localización (algo contado no oco do lado). Ao premer Regularizar escolles que facer co non contado:

• Deixalo como está: o normal nun parcial ou un cíclico; só se axusta o contado.
• Poñelo a cero: o normal nun completo; se non se contou, é que non estaba.

Cada liña contada axusta o stock ao contado descontando o que se moveu entre a foto e o reconto. O inventario queda regularizado e os seus axustes, no libro de Stock como movementos de inventario. Un inventario aberto pódese anular (en ⋮): pérdese o contado e non se axusta nada.

1234

1. 1
   Que fai: axusta cada liña contada, descontando o movido desde a foto, e pecha o inventario. Debaixo, cantas liñas teñen diferenza e cantas quedan sen contar.
2. 2
   O normal nun parcial ou nun cíclico: só se axusta o contado.
3. 3
   O normal nun completo: o que non se contou é que non estaba.
4. 4
   Regulariza coa opción escollida.

Un lote agrupa as unidades dun artigo que se fabricaron xuntas: chegan co seu código e a súa caducidade e, como cada entrada e cada saída din de que lote son, Mercurio sabe en todo momento de que provedor veu cada lote, onde queda e a que clientes se vendeu. É o que precisas se un fabricante avisa dun defecto ou unha autoridade sanitaria pide retirar un produto. O mesmo vale, unha a unha, para as unidades con número de serie (máquinas, equipos).

#Os lotes

12345

1. 1
   As lapelas: lotes, alertas de lote e números de serie.
2. 2
   Os lotes con stock, os que caducan en 30 días, os caducados con stock, os bloqueados ou en corentena, os retirados e as alertas abertas.
3. 3
   Busca polo noso lote, polo do provedor ou polo artigo.
4. 4
   Filtra por estado, por caducidade (caducados, 7, 30 ou 90 días) e só con stock.
5. 5
   Do que antes caduca ao que máis tarde: o artigo, a caducidade cos días que lle quedan (en ámbar, os que caducan pronto), o estado, o stock e o provedor.

Un lote pode estar dispoñible, en corentena (mentres se comproba: unha análise, unha reclamación), bloqueado (non se vende nin se traspasa ata que se libere) ou retirado do mercado. Os tres últimos seguen contando no físico, pero a saída non os propón: non se poden vender.

#A ficha dun lote

1234567

1. 1
   O lote, o seu artigo e o seu estado (aquí, retirado e cunha alerta aberta).
2. 2
   Abrir unha alerta de lote; en ⋮, liberalo, poñelo en corentena, bloquealo, corrixir os seus datos ou exportar a quen se serviu.
3. 3
   Resumo, trazabilidade, movementos, alertas, tarefas e historial.
4. 4
   Por que está así e a alerta en marcha, co seu motivo.
5. 5
   O que queda, o que entrou, o servido a clientes, a cantos clientes e os días ata a súa caducidade.
6. 6
   Artigo, lote do provedor, caducidade, fabricación, provedor e primeira entrada.
7. 7
   Onde está agora: é o primeiro que hai que apartar nunha retirada.

#Cara atrás e cara adiante

123

1. 1
   Cara atrás: cada entrada do lote, coa súa data, o provedor, o documento e o almacén.
2. 2
   Aquí, unha compra ao seu provedor: a recepción e a cantidade que entrou.
3. 3
   Cara adiante: cada cliente que o recibiu, coa cantidade neta servida, a súa última entrega e os seus albarás ou facturas (preme un para abrilo).

Máis abaixo saen as outras saídas (minguas, consumos), os kits nos que se montou e o que queda. Co permiso «Datos de contacto», cada cliente leva o seu teléfono e o seu correo electrónico para avisalo. Exportar a quen se serviu (en ⋮) baixa esa lista a unha folla de cálculo.

#Corentena e bloqueo

123

1. 1
   O estado do lote.
2. 2
   E o seu motivo: aquí, recibido coa cámara do camión fóra de temperatura, á espera do laboratorio.
3. 3
   Cando se resolva, Liberar déixao dispoñible para vender.

Desde ⋮ na ficha do lote, cada cambio de estado pide o seu motivo e queda no historial: poñer en corentena (mentres se comproba), bloquear (non se vende nin se traspasa), retirar do mercado e liberar. Se ademais hai que avisar os clientes que o recibiron, mellor unha alerta de lote, que retira ou bloquea o lote e leva a conta dos avisos.

#As alertas de lote

123456

1. 1
   O tipo de alerta (retirada, comunicación ou bloqueo), o lote e o seu estado.
2. 2
   A lista de clientes para a autoridade sanitaria e, cando todo estea resolto, pechar a alerta coa súa conclusión.
3. 3
   O avance: clientes afectados, a cantos se lles comunicou, cantos confirmaron e o devolto do servido.
4. 4
   Tipo, motivo (o que se lles di aos clientes), quen a orixina, a caducidade e o estado do lote.
5. 5
   Todos, os que faltan por comunicar, por confirmar e os confirmados.
6. 6
   Cada cliente co que se lle serviu: anota comunicado por… (correo, teléfono ou visita), confirmou, a devolución e notas.

Os tipos de alerta:

• Retirada: o lote queda retirado e pídeselles aos clientes que o devolvan.
• Comunicación: infórmase os clientes (un cambio de etiqueta, unha precaución); o lote queda bloqueado mentres tanto.
• Bloqueo: o lote queda bloqueado mentres se investiga; anótase a quen se lle serviu por se hai que avisar.

Ao abrila fíxase a lista de clientes que recibiron o lote, co que se lle serviu a cada un. O que devolvan entra despois cunha devolución de cliente. As alertas abertas saen na lapela Alertas de lote, co seu avance.

#Os números de serie

123

1. 1
   Unidades en stock, vendidas, instaladas en clientes, en reparación, coa garantía en vigor e as que a perden en 30 días.
2. 2
   Busca unha unidade polo seu número, o seu artigo ou o seu cliente.
3. 3
   Cada unidade co seu artigo, o seu estado, onde está (almacén ou cliente) e a súa garantía.

A ficha dunha unidade di onde está (nun almacén ou na casa dun cliente), cando entrou e se vendeu, e a súa garantía, que empeza ao vendela cos meses que diga o artigo. Nas súas lapelas, a súa historia de movementos, os contratos nos que está instalada e os partes do servizo técnico. Unha avaría en garantía non se factura: o servizo técnico compróbao só.

Loxística é o camiño dun pedido desde que se confirma ata que o cliente o asina. Lévase en catro lapelas —Picking, Packing, Expedicións e Reparto—, e cada unha sae se a súa función está acesa (Configuración → Funcións) e o teu perfil pode facela:

O xefe de almacén e os mozos preparan; quen organiza os envíos decide se cada albará sae cun transportista ou nunha ruta propia; o repartidor entrega desde o móbil. Todo o que pasa no almacén pódese facer tamén coa App de almacén, nunha PDA ou nun móbil, lendo códigos.

#Picking: que hai que preparar

1234567

1. 1
   Os indicadores do almacén: pedidos por preparar, cantos teñen faltas de stock, as unidades que agardan, os pickings abertos, os rematados hoxe e as liñas que se recolleron incompletas na última semana.
2. 2
   Os pedidos por preparar deste almacén que aínda non están en ningún picking, por data de entrega: os de hoxe e os atrasados, primeiro.
3. 3
   Todos, só os que se entregan hoxe (ou xa deberían saír) ou só os que teñen faltas.
4. 4
   Escolle todos os da lista dunha vez.
5. 5
   Crea o picking dos pedidos escollidos: cun, por pedido; con varios, unha vaga.
6. 6
   A caixa para escoller o pedido e, na fila, o cliente, a poboación, as liñas, as unidades e o peso do que queda, coa súa data de entrega.
7. 7
   Preparar só ese pedido, sen escollelo.

Cada pedido leva as súas etiquetas: a entrega (en vermello, se xa debería saír), Servido en parte se xa saíu algo antes e, en vermello, sen stock coas liñas que non teñen existencias no almacén (pasa o rato por riba para ver que artigos). Un pedido con faltas pódese preparar igual: recóllese o que haxa e o demais queda pendente no pedido para o seguinte picking.

Debaixo están as listas de picking do almacén, abertas ou todas, co seu avance (liñas recollidas das que ten), as súas unidades, as súas faltas e quen as prepara; Os meus deixa só as túas.

#Preparar unha vaga

1234

1. 1
   Unha vaga xunta as liñas de varios pedidos nun só percorrido polo almacén; ao rematar, cada pedido ten o seu albará.
2. 2
   Se algún pedido ten faltas, avísao: prepárase o que haxa e o resto queda pendente.
3. 3
   Quen o prepara: chégalle un aviso e veo en Os meus e na app de almacén. Sen ninguén, cólleo o primeiro que o abra.
4. 4
   Crea o picking e ábreo.

#A lista de recollida

1234567

1. 1
   O número do picking, se é por pedido ou vaga, o seu estado, o almacén e quen o prepara.
2. 2
   Rematar pecha o picking e crea un albará por pedido co recollido.
3. 3
   Recoller todo o proposto dunha vez, asignalo a outra persoa, imprimir a folla de picking ou anulalo.
4. 4
   O percorrido (coas liñas que quedan por recoller), os pedidos que leva e o seu historial.
5. 5
   As liñas que ten, as recollidas, as faltas e as unidades.
6. 6
   Cada liña, na orde do percorrido: a localización, o artigo, o lote coa súa caducidade, o pedido ao que vai e a cantidade; en verde, xa recollida.
7. 7
   O lapis: recoller con outro lote, doutra localización ou menos cantidade (co motivo da falta).

A lista sae na orde do percorrido polo almacén (a das súas localizacións, que se fixa en Configuración → Almacéns) e, en cada localización, por artigo e polo lote que antes caduca. O lote proponno a política de saída de cada artigo (FIFO, FEFO…): nunca un bloqueado, caducado ou reservado para outro pedido. Unha liña en ámbar recolleuse con falta (e di por que: rotura, non atopado, caducado…); unha en vermello non tiña stock ao crear o picking: se aparece a mercadoría, recóllea co lapis.

Ao premer Rematar créanse os albarás dos seus pedidos co recollido, os seus lotes e as súas localizacións; se marcas Emitir os albarás, saen xa numerados e descontando o stock (se non, quedan en borrador para revisalos en Albarás). O que non se recolleu conta como falta e o seu pedido segue pendente de servir para o próximo picking.

#Packing: bultos e etiquetas

123

1. 1
   Os albarás do período, cantos faltan por expedir (e deses, cantos sen bultos), cantos van cun transportista ou nunha ruta propia, e os bultos.
2. 2
   De entrada, os por expedir dos últimos 7 días: o que aínda ten que saír.
3. 3
   Cada albará co seu cliente, o destino, o peso das súas liñas, os seus bultos e a súa situación: sen bultos, por expedir, nunha expedición ou nunha ruta. Preme un para ver os seus bultos.

123456

1. 1
   As etiquetas de todos os seus bultos en PDF, para imprimilas e pegalas.
2. 2
   Darlle saída: cun transportista (Crear a expedición) ou nunha ruta do reparto propio (A unha ruta).
3. 3
   A quen vai: destinatario, enderezo e horario de entrega.
4. 4
   O albará: de que pedido e de que picking sae, as súas liñas, o peso das liñas e o total.
5. 5
   Engadir outro bulto: unha caixa, un palé, un sobre…
6. 6
   Cada bulto, co seu SSCC arriba: o tipo, o peso real e, se é un palé, as súas medidas.

Cada bulto recibe ao gardalo un SSCC (código seriado de unidade de envío): 18 cifras que o identifican en todo o camiño e que a súa etiqueta leva en código de barras GS1-128 co identificador (00). É o que le o transportista ao recollelo e o cliente ao recibilo. Pon o peso real de cada bulto (o transportista cobra por el): sen bultos, unha expedición crea un co peso das liñas.

#Expedicións con transportista

12345

1. 1
   O transportista e o seu servizo (24 h, 48 h…).
2. 2
   Os albarás que van xuntos: o escollido e, se os hai, os do mesmo destino que aínda non saíron (márcaos para que vaian na mesma expedición).
3. 3
   O día que pasa o transportista a recollela e o que custan os portes, se o sabes.
4. 4
   Se o transportista cobra ao entregar (e transfírecho despois), co importe.
5. 5
   Crear a expedición déixaa preparada; Crear e etiquetar pídelle ademais ao transportista a etiqueta e o número de seguimento.

12345

1. 1
   O seu estado, o transportista, o servizo, os bultos e o peso.
2. 2
   O número de seguimento: cópiao para darllo ao cliente ou abre a web do transportista.
3. 3
   Por onde vai: cada paso coa súa hora; en gris, os que aínda non chegaron.
4. 4
   A quen vai, cando se recolle e os portes.
5. 5
   Volver imprimir as súas etiquetas.

A lapela Expedicións amosa todas, co que convén vixiar arriba: as que van en camiño, as que están sen etiquetar (sen etiqueta o transportista non as leva), as que agardan recollida, as entregadas, as incidencias (ausente, enderezo mal, dano…), o prazo medio de entrega e o que hai por cobrar contra reembolso. Unha expedición anúlase mentres non se recollese: os seus albarás volven estar por expedir, cos seus bultos.

#Reparto propio: as rutas

123456

1. 1
   A ruta: o seu día, o seu estado, o repartidor e o vehículo.
2. 2
   Planificada, Saír a repartir; en reparto, Pechar a ruta ao volver (cos km do contaquilómetros). Editar cambia o repartidor, o vehículo ou as notas.
3. 3
   As paradas, as entregadas, as fallidas, o cobrado e os quilómetros.
4. 4
   Ver o percorrido en Google Maps, optimizar a orde das paradas e engadir albarás por expedir.
5. 5
   O menú de cada parada: nunha pendente, como chegar, subila ou baixala e quitala da ruta; nunha xa feita, ver as probas da entrega.
6. 6
   Cada parada na súa orde: o cliente, o enderezo, o albará cos seus bultos e o seu importe, o horario e, ao entregala, quen a recibiu, a que hora e se hai sinatura ou foto; se non se puido entregar, o motivo.

En Reparto están as rutas do día (cambia de día coas frechas), co entregado, o pendente, o que non se puido entregar, o cobrado e os quilómetros. Unha ruta é un día, un repartidor e un vehículo cos albarás que entrega, en orde: créase con Nova ruta e engádenselle os albarás desde aquí ou desde os bultos de cada un (A unha ruta).

123

1. 1
   A sinatura de quen recibiu, co seu nome e a hora.
2. 2
   A foto da entrega, se o repartidor a fixo.
3. 3
   Onde estaba o repartidor ao entregar, no mapa.

Se unha parada non se puido entregar, o seu albará volve estar libre: chama ao cliente (o repartidor deixou o motivo: non había ninguén, pechado, non o quere…) e engádeo á ruta do día que conveña. Ao pechar unha ruta con paradas pendentes, quedan pendentes para outra.

#O meu reparto: o móbil do repartidor

123

1. 1
   As súas rutas de hoxe, co que queda por entregar en cada unha: toca unha para vela.
2. 2
   O percorrido do que queda, no mapa, e Pechar a ruta ao volver, cos km do contaquilómetros. Antes de arrincar, no seu lugar sae Saír a repartir.
3. 3
   A seguinte parada: chamar ao cliente, como chegar, entregar ou anotar que non se puido. As xa feitas quedan pregadas ao final.

12345

1. 1
   Quen o recibe (e o seu DNI, se fai falta).
2. 2
   A sinatura, co dedo.
3. 3
   Unha foto do bulto entregado.
4. 4
   Cobrar en man e se foi unha entrega parcial.
5. 5
   Confirma a entrega.

#Transportistas e códigos GS1

123

1. 1
   Como se numeran os bultos da empresa: o prefixo GS1 e o díxito de extensión do SSCC.
2. 2
   Dar de alta outro transportista.
3. 3
   Os transportistas co seu modo (simulado ou real), os seus servizos (o primeiro, o predeterminado), o teu número de cliente e se está activo.

Na ficha dun transportista escóllese o seu adaptador (SEUR, MRW, GLS, Correos Express, DHL…), o modo —simulado xera o número de seguimento e os eventos coa forma real dese transportista; real fala coa súa API, coas credenciais gardadas cifradas en Integracións—, os seus servizos, o teu número de cliente e a ligazón de seguimento, con {seguimiento} onde vai o número: así ábrese a súa web desde cada expedición.

Un contrato é o que se lle factura a un cliente cada certo tempo sen que ninguén teña que lembralo: o aluguer dunha cafeteira, o mantemento dun lavavasos, o café que se serve cun mínimo ao mes. Cada contrato di que se factura (as súas liñas), cada canto (mensual, trimestral, anual…), que día e como se cobra, cando sobe o prezo e que cobre se hai que ir arranxar as súas máquinas. Os contratos son da empresa escollida arriba: na demo, os de Alacena Servicios.

#A lista

1234567

1. 1
   As cotas: o que facturan ao mes e ao ano os contratos activos, cantos hai, o que paga de media cada cliente e cantos teñen xa a súa factura pendente.
2. 2
   Como se move a carteira: altas e baixas do último ano, a taxa de baixas, o que deben os clientes por recibos devoltos e os contratos suspendidos.
3. 3
   O facturado cada mes polos contratos, co mes en curso á dereita.
4. 4
   O buscador: por número, cliente ou descrición.
5. 5
   Os filtros: o estado (por defecto, os activos), os que xa teñen factura pendente e as vistas gardadas.
6. 6
   Que columnas se ven, exportar o filtrado a unha folla de cálculo e volver cargar.
7. 7
   A lista, a máis recente primeiro: número, cliente e descrición, a cota ao mes, a periodicidade, a próxima factura e o estado. Preme unha fila para abrir a súa ficha.

A cota ao mes é a das liñas fixas de hoxe: un contrato que só cobra o consumido (o café por quilos, as copias dunha fotocopiadora) non ten cota fixa e sae cunha raia. Quen pode crear contratos ve ademais o botón Novo contrato.

#A ficha dun contrato

12345678

1. 1
   O seu número e o seu estado; debaixo, o cliente e a descrición.
2. 2
   Segundo o teu perfil e o seu estado: activalo, facturalo xa, anotar un consumo, suspendelo, reactivalo, finalizalo ou ir ao cliente.
3. 3
   As lapelas: resumo, liñas, facturas, plan, consumos, revisións, servizo técnico, tarefas e historial.
4. 4
   A cota ao mes, o que se factura cada período, a próxima factura e o que o cliente aínda debe deste contrato.
5. 5
   Como e cando se factura: periodicidade, día, por adiantado ou a período vencido, rateo, inicio, fin e ata onde está facturado.
6. 6
   A permanencia, que pasa ao chegar ao final (renovación automática, manual ou ningunha) e a revisión de prezo: polo IPC, unha porcentaxe fixa ou a man.
7. 7
   O cobro: a forma de pagamento e, se é recibo domiciliado, o mandato SEPA co que se carga.
8. 8
   O que cobre cando hai que ir arranxar as súas máquinas, onde se presta o servizo e que máquinas ten.

A ficha ábrese no panel da dereita, en lectura: quen ten o permiso «Editar contratos» ve ademais Editar. Un contrato por adiantado factura cada período o día en que empeza (o normal nun aluguer); un a período vencido, ao día seguinte de rematar (o propio dos consumos, que non se saben ata entón). Con rateo, o primeiro e o último período factúranse polos días que se usan.

#Liñas e consumos

1

1. 1
   Cada liña, fixa ou por consumo, co seu prezo, o mínimo ao mes, a máquina instalada (polo seu número de serie) e o seu mantemento preventivo.

1

1. 1
   Cada lectura: canto, de que día, quen a anotou (o técnico, o portal, a oficina) e se xa está facturada.

Hai dúas clases de liña:

As lecturas dos consumos anótaas o técnico ao pasar, o cliente desde o portal ou a oficina desde Máis accións → Anotar consumo. Ao facturar un período súmase o anotado entre as súas datas; unha lectura aínda sen facturar pódese borrar se está mal.

#Revisións de prezo e plan de facturación

1

1. 1
   Cada revisión aplicada: a porcentaxe, desde cando e o prezo de antes e de despois de cada liña, para explicarllo ao cliente.

1

1. 1
   O que se lle facturará nos próximos 12 meses, factura a factura, cos prezos de hoxe.

A revisión de prezo aplícase soa no mes de aniversario do contrato: sobe as liñas marcadas como revisables polo IPC interanual que publicase o INE ese mes (na demo, simulado) ou pola porcentaxe pactada. O aviso chega antes, cos días de antelación que diga o contrato, para que fales co cliente a tempo. O plan é unha previsión, non un compromiso: os consumos e as revisións súmanse ao facturar.

#Suspensión por recibos devoltos

12

1. 1
   O estado e, en vermello, cantos recibos lle devolveron.
2. 2
   Por que está suspendido e como sae de aí: só, en canto se cobre o devolto.

Cando o banco devolve un recibo dun contrato, o vencemento volve quedar pendente cos seus gastos. Se se xuntan os recibos devoltos que diga a configuración (na demo, tres), o contrato suspéndese só: deixa de facturarse, aínda que as máquinas seguen no cliente. En canto se cobra o devolto (en Tesouraría → Carteira), reactívase só e volve facturarse desde o período que lle toque; os períodos da suspensión non se facturan. Tamén se pode suspender a man (un peche por obras, por exemplo) e reactivar despois con Reactivar.

#Facturar as cotas

123456

1. 1
   Ata que data se factura: hoxe, esta semana, fin de mes, fin do mes que vén ou o día que escollas no calendario.
2. 2
   O lote: cantos contratos, a súa base sen impostos, cantos se cobran por remesa e se a facturación automática está acesa.
3. 3
   Cada contrato co seu período e a súa base; premendo nel vense as súas liñas (as fixas rateadas se fai falta e os consumos anotados). Desmarca o que aínda non queiras facturar.
4. 4
   Facturar o lote en borrador, para revisar as facturas antes de emitilas, ou emitidas xa.
5. 5
   O que facturarán os contratos activos cada mes do próximo ano: para prever a tesouraría.
6. 6
   As revisións de prezo dos próximos 31 días, para avisar a tempo os clientes (sae coa función «Revisión de prezos» acendida).

A lapela Facturación de cotas vea quen ten o permiso «Facturar cotas». É unha vista previa: nada se factura ata que premes Facturar en borrador ou Facturar e emitir e o confirmas. As facturas xúntanse por cliente cando o contrato o di (Unha factura por cliente); a que non se poida emitir (porque lle falta un dato, por exemplo) queda en borrador co seu motivo, e aquí mesmo amósase o resultado cunha ligazón a cada unha.

#A facturación automática

1234

1. 1
   Que fai o sistema cada mañá: nada (facturas ti), preparar as facturas en borrador ou emitilas directamente.
2. 2
   Con cantos días de antelación factura os períodos que empezan, para que o recibo chegue a tempo.
3. 3
   Cantos recibos devoltos sen cobrar suspenden un contrato (con «Nunca», ningún se suspende só).
4. 4
   Garda a configuración da empresa.

Cada mañá o sistema factura o que toca, aplica as revisións de prezo do seu aniversario e conta os recibos devoltos de cada contrato. En borrador é o prudente ao comezar: revisas as facturas e emítelas ti desde Facturas ou desde o aviso desta mesma lapela (Emitilas).

As avarías das máquinas dun contrato atendeas o Servizo técnico coa cobertura do contrato: o cuberto non se factura.

Un parte é unha visita do servizo técnico a unha máquina dun cliente: unha avaría, unha instalación, unha retirada ou un mantemento. Nace dun aviso (por teléfono, correo, desde o portal do cliente ou o que crea só o mantemento preventivo), asígnase a un técnico co seu día e a súa hora, o técnico coméza ao chegar, termínao coa solución e a sinatura do cliente e, despois, péchase a factura ou albará co que non cubran o contrato nin a garantía.

#Os partes

123456

1. 1
   Os indicadores: os partes abertos, os avisos sen asignar, os urxentes, as visitas de hoxe, os rematados por pechar, o que se tarda en resolver unha avaría e cantas se arranxan á primeira.
2. 2
   O buscador: por número, cliente, problema ou número de serie da máquina.
3. 3
   Que partes: abertos, rematados por pechar, pechados e facturados ou cancelados; e a prioridade.
4. 4
   Os meus partes: só os teus. Un técnico teno marcado de entrada.
5. 5
   Dar de alta un aviso.
6. 6
   A lista: os abertos por urxencia e data prevista, coa prioridade, o cliente e o problema, a máquina, o técnico, cando e o estado. Preme un para abrir a súa ficha.

Os abertos saen por urxencia e, dentro de cada unha, por data prevista; os pechados, do máis recente ao máis antigo. Un parte atrasado (a súa data prevista xa pasou e segue sen facer) sae o primeiro dos da súa urxencia.

#A ficha dun parte

12345678

1. 1
   O número e o tipo, o estado e a prioridade; debaixo, o cliente e a súa máquina.
2. 2
   A acción que toca agora segundo o seu estado: Asignar, Comezar, Rematar ou Pechar.
3. 3
   Editalo, cambiar o técnico ou a data, volver a asignado, cancelalo co seu motivo, ver o seu documento ou ir ao cliente.
4. 4
   As lapelas: resumo, traballo e material, a máquina, tarefas e historial.
5. 5
   Quen vai, cando, as horas e quen paga (a cobertura).
6. 6
   O aviso: que lle pasa, por onde chegou, cando, o contacto e o enderezo.
7. 7
   O traballo: diagnóstico, solución, cando comezou e rematou, os quilómetros e a duración prevista.
8. 8
   Por que o cobre (ou non) un contrato ou a garantía; e, ao lado, a sinatura do cliente.

A cobertura decídea a base de datos ao crear o parte: se a máquina está nun contrato activo, a do contrato; se non, se está en garantía; se non, factúrase. Pódese cambiar a man (e a ficha dío).

#Traballo, material e máquina

12

1. 1
   O material, as horas e o desprazamento, cada un cuberto ou factúrase segundo a cobertura do parte.
2. 2
   Cantas liñas se facturarán ao pechar; o prezo baleiro é o da tarifa do cliente.

123

1. 1
   A máquina polo seu número de serie: o seu estado e a garantía.
2. 2
   O contrato que a cobre.
3. 3
   Os seus partes anteriores, co problema e a solución: mira que fallou a última vez antes de ir.